Manuales Administrativos

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.

1. DEFINICIÓN DE MANUAL
Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán serrealizadas, ya sea conjunta ó separadamente.

Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores

− Duhat Kizatus Miguel A. Lo define Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menorejecución del trabajo.

− Para Terry G.R.: Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.

− Continolo G. Lo conceptualizará como: Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminaren la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.

2. ANTECEDENTES.
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Losprimeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

3. OBJETIVOS.
Considerando que los manuales administrativos son un medio decomunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).
• Facilitar el reclutamiento de personal (manual de organización).
• Presentar una visión integralde cómo opera la organización (manual de procedimientos).
• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).
• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).
• Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa (manual de políticas).• Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas).
• Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones (manual de políticas).
• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).
• Servir como medio de integración yorientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos).

4. CLASIFICACIÓN.
Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica:

POR SU CONTENIDO

Manual de Historia: Supropósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su...