Manuales administrativos

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MANUALES ADMINISTRATIVOS - MANUAL ADMINISTRATIVO
11 MANUALES ADMINISTRATIVOS

11.1 Concepto:
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

11.2 Otros Conceptos:
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil demanejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajoque desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.

"Una expresión formal de todas lasinformaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.

11.3 El manual como medio de comunicación:
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direcciónsuperior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la informaciónadministrativa.

11.4 Objetivos de los manuales:
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindarresponsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación dereformas administrativas.
f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 
g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 
h) Sirve para el análisis o revisión de losprocedimientos de un sistema. 
i) Interviene en la consulta de todo el personal. 
j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. 
k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 
l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 
Ll) Determina enforma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 
m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. 
n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. 
o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 
p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento...
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