Manuales de procedimientos

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Introducción.

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cadaactividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto, entre otras.

La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis decada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedanser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.

Los manuales administrativos.

Para este concepto no existe una definición concreta, sino más bien que dependerá de cada autor por lo que mencionaremos algunos conceptos.

Para Agustín Reyes Ponce:
Es un folleto y/o carpeta en los que de una manerafácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa.

Para Graham Kellog:
En estos se señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo quedesempeña responsabilidades específicas.

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizara, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en formatal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
Por medio de los manuales se le proporciona al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y concreta.

El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular. Estosconstituyen un elemento para la ejecución concreta de las tareas de oficina.

Ventajas de su uso

← Logra y mantiene un sólido plan de organización.
← Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
← Facilita el estudio de los problemas de organización.
← Sistematiza la iniciación, aprobación ypublicación de las modificaciones necesarias en la organización.
← Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
← Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
← Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
← Pone en claro las fuentes de aprobación y el gradode autoridad de los diversos niveles.
← La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
← Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
← Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Desventajas.

← Muchas compañías...
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