manuales de procedimientos

 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Concepto:
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse unseguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareasdel personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
Ventajas:
a.     Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
b.     Auxilian en la inducción al puesto.
c.     Describen enforma detallada las actividades de cada puesto.
d.     Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e.     Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f.      Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g.     Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujoeficiente de la información.
h.     Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i.       Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j.       Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k.     Son guías del trabajo a ejecutar.
Elaboración
Paraelaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
·          Introducción.
·          Objetivos.
·          Áreas de aplicación.
·          Responsables.
·          Políticas.
·          Descripción de las operaciones.
·          Formatos.
·          Diagramas de flujo.
·          Terminología.
2. Recopilación de información.
3. Estudiopreliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
Fuentes De Información

Referencia de las instituciones, áreas detrabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar:

*Instituciones:

-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictanlineamientos de carácter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organización que se estudia.

*Archivos de la organización:
-General.
-De las áreas de estudio.

*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.
-Personaloperativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.

*Áreas de trabajo:

-Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal.

*Clientes y/ o usuarios:...