Mapa de procesos de despacho

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  • Publicado : 7 de septiembre de 2010
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Se procede a registrar las comunicaciones recibidas de entidades y/o personas externas en la base de datos para la correspondencia recibida y las comunicaciones externasen las planillas de control establecidas para éste efecto.
REGISTRO
RADICACION
En el proceso de registro de la correspondencia en la base de datos, se genera el númerode radicado el cual se asigna al sobre o paquete y se le agrega el sello de la dependencia con fecha.
La documentación que es tramitada se separa de acuerdo a las rutasestablecidas y se registran en la planilla única de correspondencia, y tiene como destino a otras instituciones, es llevaba por los auxiliares administrativos al puesto detrabajo del mensajero externo donde este afirma el formato de planilla única de control de correspondencia.
TRAMITE DE DOCUMENTOS
El auxiliar de mensajería internadespues de diligenciar su planilla de entrega y organizar la documentación, se dirige a las unidades de gestión correspondientes a su recorrido para hacer entrega de ella,solicitando firma de la planilla como prueba. Al mismo tiempo recoge la documentación que debe ser tramitada tanto al interior de las unidades de gestión de la sede, comocon otras entidades externas.
Al finalizar su recorrido los documentos son entregados (enrutados) y ubicados en los respectivos casilleros destinados para este efecto. Enel caso de documentos que cambien de ruta deberá firmarse por parte del mensajero interno la constancia de recibido en la planilla única de control de correspondencia.Estos recorridos se deben realizar independientemente de que haya o no correspondencia para entregar o recibir.

DISTRIBUCIÓN
PROCESOS DE DESPACHO DE DOCUMENTOS
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