Mapeo de procesos

septiembre de 2007

Estimados/as compañeros y compañeras:

El Plan Estratégico de la Universidad de Cádiz contempla entre sus líneas de acción la elaboración de Mapas de Procesos que permitan conocer mejor el funcionamiento de nuestra universidad y contribuir a su mejora. Por otra parte, el contrato programa de las Universidades con la Junta de Andalucía, y el acuerdo por el que seestablece el Complemento de Productividad para el Personal de Administración y Servicios obligan también a la UCA y al resto de las universidades públicas de Andalucía a elaborar mapas que reflejen el funcionamiento de sus procesos administrativos.

El Consejo de Dirección, al que pertenezco en mi condición de Gerente, considera que esta actividad puede y debe contribuir a centrar la atenciónde la estructura administrativa en los objetivos principales de nuestra Universidad: la Docencia y la Investigación, a la vez que ayude a poner en sintonía la actividad y los objetivos de cada unidad y servicio con los objetivos institucionales, articulados mediante nuestro Plan Estratégico y los Planes de Actuación que sirven para su desarrollo. Además, la definición de los Mapas de Procesosdebe contribuir de forma decisiva a estimular los mecanismos de participación del PAS en la organización del trabajo.

En un contexto más amplio toda la administración pública está experimentando una transformación muy importante en sus estructuras, buscando mejorar su agilidad, eficacia y eficiencia, para satisfacer las expectativas de los usuarios, tanto internos como externos. Laperspectiva de “cliente”, que se considera en repetidas ocasiones en este manual, no es más que un instrumento que ayuda a ponerse en la situación de los demás miembros de la comunidad universitaria y de otros interlocutores externos a nuestra Universidad, para conocer y valorar más adecuadamente sus perspectivas y opiniones, tratar de ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta posible a susnecesidades, y lograr como meta satisfacer las expectativas que tienen puestas en la UCA y en cada uno de sus servicios.

Como responsable de los Servicios Económicos y Administrativos quiero pedir tu implicación y agradecer de antemano tu participación en la elaboración de los Mapas de Proceso de tu unidad en la confianza de que tus aportaciones junto con tu voluntad de encontrar espacios deconsenso contando con las aportaciones de todos los compañeros, contribuirán a innovar e impulsar la mejora de nuestra institución: la Universidad de Cádiz.

Con un afectuoso saludo

Antonio Vadillo Iglesias
Gerente
INDICE DE LA GUÍA
Objetivo de la Guía 2
1. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 2
2. Constitución y formación del grupo de TRABAJO 3
3. Elaboración delmapa de procesos 3
3.1. DEFINICIÓN DE MISIÓN Y VISION 3
Misión de la UCA: 4
Visión de la UCA: 4
3.2. GRUPOS DE INTERÉS / CLIENTES / USUARIOS 5
3.2.1. Necesidades y expectativas de clientes/usuarios 5
3.2.2. Identificación de servicios 6
3.2.3. Necesidades y expectativas cubiertas 6
3.2.4. Ficha de grupos de interés / clientes / usuarios 73.3. MAPA DE PROCESOS 7
3.3.1. Procesos claves 8
3.3.2. Procesos estratégicos 8
3.3.3. Procesos de apoyo 9
4. Análisis de los procesos CLAVES 9
4.1. DIAGRAMA DE FLUJO 9
4.2. FICHAS DE PROCESOS 10
4.3. IDENTIFICACIÓN Y FICHAS DE INDICADORES 11
Indicadores de resultados 12
Indicadores de proceso 12
5. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 14
6. REVISIÓNDE LOS PROCESOS 15
7. BIBLIOGRAFÍA 15
ANEXO I: Diagrama de flujo del proceso de identificación y análisis de procesos 16
ANEXO II: Ejemplo de Misión y Visión 17
Área de Personal 17
Servicio de Extensión Universitaria 17
Biblioteca 17
Área de Auditoria y Control Interno 17
Área de Informática 18
Unidad de Evaluación y Calidad 18
Area de Deportes 19
Area de...