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La bitácora de obra
La bitácora es un registro que constituye parte inseparable del contrato de obra; su destino en las obras contratadas a precios unitarios es registrar los cambios que se efectúen o tengan que efectuarse y que modifiquen las previsiones contenidas en el programa, las especificaciones, el presupuesto y el proyecto ejecutivo, que son los anexos técnicos del contrato y tambiénforman parte inseparable del mismo.
Las obras que se realizan por otras modalidades de contratación tendrán otras formas de llevar la bitácora, y de esto nos ocuparemos en un artículo posterior.
Como es sabido, existen obras públicas y privadas. Las primeras se rigen, a partir del 4 de marzo de 2000, por la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, así comocomplementariamente por el Reglamento de dicha ley que pronto entrará en vigor. Además, los procesos constructivos a cargo de la Federación se someten a otras legislaciones como son el Código Civil, la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, el Presupuesto de Egresos de la Federación y otras muchas que le aplican paralela o supletoriamente. Las obras privadas, a falta de otra reglamentación,tienden a regirse también por los principios enunciados en la citada ley y su reglamento; ahora bien, todas las obras tienen que acatar de manera obligatoria los reglamentos de construcción municipales y otros específicos de carácter federal o estatal que aplican en general cuando les son otorgadas las licencias y permisos correspondientes a la plaza donde se ejecuta cada obra.
En razón de laimportancia de contar con la bitácora de obra para bien del proceso, recomendamos que en las obras privadas se formalice su uso por medio de una cláusula del contrato y, en cuanto a las reglas propias para su utilización, por lo menos se especifique que se regirán de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de la Ley.
 
La libreta de bitácora
La libreta de bitácora es el lugar donde sematerializa el registro denominado bitácora de obra. Por el significado que tiene para bien del proceso constructivo, no puede ser cualquier libreta: se necesita una que tenga los atributos indispensables para cumplir debidamente su función. El costo de la libreta siempre será insignificante en relación con el servicio que presta.
Por lo expuesto, las libretas deberán ser de materiales muyresistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. De preferencia, deberán estar confeccionadas con papel autocopiante para evitar el uso de hojas de papel carbón, pues con el polvo propio de la construcción éstas acaban por no permitir copias claras; en otras palabras, vuelven inútil el registro al no poder contar cada una de las partes con una hojalegible.
Además, las libretas que se utilicen habrán de cumplir cuando menos los siguientes requisitos:
Juegos de hojas. Deberán contar con juegos de tres hojas, foliadas cada una con el mismo folio.
Foliado. En cada libreta, el foliado debe iniciarse con el folio 01.
Tamaño. Es recomendable utilizar libretas de 50 folios, las de mayor número de folios son difíciles de manejar ytienden a desencuadernarse. Sólo tratándose de obras menores, será aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10 juegos de hojas.
Copias. Cada juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias marcadas y desprendibles, una para el contratista y la otra para la supervisión. Puede haber más copias sí así lo requiere alguna de las partes.Identidad. Para evitar la necesidad de identificar la libreta e incluso hojas sueltas de ella, es necesario que la misma cuente –lo mismo que cada una de sus hojas útiles, originales y copias– con una clave impresa que las individualice por siempre, es decir, sin necesidad de que en cada hoja tengan que llenarse espacios destinados a la identificación –anotación repetitiva de los datos...
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