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UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PUERTO RICO
PROGRAMA GRADUADO
Maestría en  Negocios Internacionales
BADM 5060    SISTEMAS DE INFORMACION
 

Calculating the Impact of Poor Document Management on the Bottom Line
CAPITULO #3
 

Ingrid Muñiz Torres
SECCION  #2874
ingridmuniz86@gmail.com
M00-31-4146
Resumen del Caso
La compañía “Spring Street Company” enfrenta un situación con los costosen energía y el proceso de documentación; “papeleo”. Sam Spring, el contable de la compañía decidió calcular cuánto le costaría a la compañía en caso de pérdida o un problema material recuperar la data y llevarla a un sistema computarizado. El estudio de costo efectividad reveló varios problemas negativos para la compañía, como la pérdida de tiempo de los empleados durante el proceso de ir a losarchivos, el costo de reemplazar un documento lo cual es $220 y el costo de almacenamiento de documentos que son $75 mensuales. Sam consiente sobre los recursos humanos y la contabilidad entendía que era una necesidad hacer un cambio en el sistema de documentación y energía de la compañía. Finalmente desea implementar un sistema que le permita a la compañía recuperar toda la data e información dela compañía en caso de algún desastre natural.

1. Explica las similitudes y diferencias entre los sistemas de imágenes de documentos y sistemas de administración de documentos (DMS).
Similitudes:
• Para ambos sistemas se necesita seguridad, rastreo o seguimiento y búsqueda.
• Estos sistemas fueron diseñados para la reorganización y reestructuración de data de lasempresas o corporaciones.
• Ambos sistemas traen como resultado la sustitución de empleados por computadoras y de esta manera permiten que las empresas pierdan una economía en varias áreas como nóminas; “empleados” y gastos administrativos.
Diferencias:
• El sistema de “document imaging” es uno que trabaja con documentos que contienen imágenes y videos, y sualmacenamiento puede ser más complejo.
• “Document imaging systems” incluye herramientas para ayudarte a convertir documentos en papel, en archivos electrónicos. Mientras que los “Document management systems” son utilizados para manejar tus archivos electrónicos.
• Los sistemas de DMS son mejor utilizados para capturar correos electrónicos y contenido de la Web. Mientras que el sistema de“Imaging” requiere un “software” y un “hardware” para escanear y acomodar en orden documentos en papel.

2. Discute por qué el DMS transforma la manera en que las empresas operan. ¿Cómo se debe preparar SSC para un DMS si ellos deciden implementar uno?
Sistemas como DMS son aquellos que luego que se implementan llevan a un cambio drástico a las empresas. Por ejemplo DMS es un sistemade estructuración que organiza, facilita el acceso, recorta costos de labor, reduce el tiempo y esfuerzo para adquirir información y agiliza la toma de decisiones en una empresa. Con este sistema se aumenta y mejora la seguridad y la privacidad empresarial ya que reduce el riesgo de robo de información.
En el caso que SSC implemente el sistema DMS debe tomar en cuenta el costo de estesistema, el impacto que implica esto en la compañía y sus empleados. Este tipo de cambio debe contar con una preparación o adiestramiento para los empleados o personal sobre el uso del mismo. Habrá una reestructuración física ya que los archivos se eliminarían y debido a la sustitución o reemplazo de los empleados por el sistema se efectuaran algunos despidos.
3. Recauda los estimados de loscostos para la compra o implementación de un DMS en SSC.

4. Utilizando la data recolectada por Sam, crea una hoja de trabajo que calcule los costos del manejo de papeles en SSC basados en una tarifa de una hora por empleado a $16, $22, y $28. Súmale el costo por pérdida de documentos. Luego, súmale el costo por almacenaje de papeles, el cual va a incrementar un 10% cada mes dado a incrementos...
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