Matematicas Financieras

CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN
En el presente documento se recogen los criterios de organización y funcionamiento que, como mínimo, deben cumplir los Archivos de Oficina o de Gestión, a fin de permitir un funcionamiento congruente y homogéneo del Sistema Archivístico de la Diputación Provincial de Badajoz.
Los criterios se agrupan en seisepígrafes:
- De Organización y Estructura.
- Básicos de Funcionamiento.
- De Funcionamiento Interno.
- De Estructuración y operación de los Expedientes.
- De actuación sobre la Correspondencia.
- De actuación sobre los Textos de Apoyo.
1) Criterios de Organización y Estructura
- Todo Archivo de Oficina o de Gestión se constituirá como órgano estructural especializado en la conservación,custodia y gestión de la documentación y se incorporará en el organigrama de una unidad en el ámbito de Servicio o de Departamento, atendiendo a criterios de volumen de documentación a archivar y gestionar, variedad de la documentación, consultas a atender y dispersión/ concentración de las unidades administrativas cuyos fondos documentales custodia y gestiona.
- Cada Archivo de Oficina o de Gestiónestará al cargo de una persona responsable de su organización y gestión.
- El responsable del Archivo de Oficina será el interlocutor que mantenga las relaciones entre dicho archivo y el Archivo de la Diputación Provincial de Badajoz (ADPB), de forma que la operativa del Sistema Archivístico se defina en forma altamente consensuada, al menos en el plano técnico, y se garantice un funcionamientoeficaz, fluido y coordinado del sistema en su conjunto.
- Cada Archivo de Oficina o de Gestión deberá ser dotado con los medios personales, técnicos y materiales adecuados a su volumen y condiciones específicas, con vistas a garantizar el normal desempeño de las funciones y las tareas a él encomendadas por el Sistema Archivístico.
2) Criterios Básicos de Funcionamiento
- La función básica delArchivo de Oficina o de Gestión es la del mantenimiento, puesta al día y custodia de la documentación correspondiente a expedientes en curso, así como la de aquellos expedientes para los que no ha transcurrido el plazo de tiempo máximo de cinco años desde su cierre. Se incluye también dentro de la función básica la recepción y tratamiento de las consultas de documentación depositada en el archivo, asícomo la transferencia de la documentación al
Archivo de la Diputación Provincial de Badajoz en las condiciones y plazos normativamente establecidos al efecto.
- Desde el punto de vista de su función básica, el responsable del Archivo de Oficina o de Gestión tendrá competencia para establecer criterios de apertura, constitución, ordenación interna, conservación de la documentación de expedientesen tramitación existentes en las unidades administrativas del Departamento o Servicio al que pertenece, así como para determinar la mecánica de integración de la documentación desde las unidades administrativas hasta el
Archivo de Oficina o de Gestión. Criterios éstos que serán congruentes con los establecidos como norma general por el Sistema Archivístico de la Diputación Provincial de Badajoz.- En cada puesto de trabajo estarán presente sólo los expedientes en tramitación, pasando una vez finalizado al archivo de oficina.
- Un archivo nunca debe organizarse por materia.
- El Archivo de Oficina o de Gestión se organizará respetando las series documentales determinadas en los correspondientes cuadros de Clasificación, lo que implica la existencia de los mismos para los documentos decada Archivo de Oficina acordado con el responsable del ADPB.
- Dentro de cada serie, los expedientes que la forman serán individualizados.
- Cada unidad documental, o cada tipo de expediente, vendrá constituido por un conjunto tipificado de documentos ordenados internamente de acuerdo con las características propias de cada expediente. Esta tipificación y ordenación, una vez aprobados, se...