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GUÍA PARA LA EMISIÓN DE OFICIOS Y CIRCULARES DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

Introducción

Los lineamientos contenidos en el presente documento tienen por objeto proporcionar a las dependencias de la administración universitaria, un instrumento para hacer más eficaz la comunicación en forma escrita, así como uniformar la elaboración de los oficios y circulares decarácter institucional, en los que se solicita la atención u orientación en algún asunto específico, o bien se difunden las disposiciones normativas, instructivos para realizar trámites, y criterios de operación entre instancias universitarias. Este documento define el objetivo de la normatividad, así como los conceptos de oficio y circular; en seguida se indican los lineamientos para la estructuraciónde dichos documentos, y por último se presentan los anexos que ejemplifican las políticas descritas.

Objetivo

Establecer los lineamientos bajo los cuales se deberán elaborar los oficios y circulares que emitan las dependencias de la administración universitaria, unificando así la estructura y criterios para su emisión, así como facilitar su consulta y clasificación.

Políticas

1.-Lospresentes lineamientos serán de observancia para todas las dependencias y entidades de la universidad.

2.- Se entenderá como oficio aquel documento oficial, que tiene por objeto la comunicación entre una instancia universitaria con otra(s) similar(es) u otra(s) externa(s). Los asuntos tratados en dicho instrumento serán de carácter oficial para comunicar, solicitar información, atender untrámite específico, orientar y atender dudas específicas, o para cualquier asunto relativo a las actividades de la Institución. En ningún caso tratará asuntos personales.

3.- Se entenderá como circular aquel documento oficial, cuyo objeto es la difusión institucional de disposiciones legales o administrativas, tales como: procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operación, solicitudesde información, y todo aquel asunto de carácter institucional que permita a las dependencias y entidades de la Universidad conducir su administración bajo un mismo marco de acción.

4.- Las circulares por su contenido y alcance, deberán emitirse por los Titulares de las dependencias correspondientes.

5.- Los oficios y circulares deberán imprimirse con el escudo de la UNAM, tal como apareceen las hojas con membrete que suministra la Dirección General de Proveeduría. De no ser así, por tratarse de un documento impreso a través de computadora, el escudo oficial será similar al del papel membreteado, conservando las mismas proporciones. Anexo A.

6.- Los oficios y circulares deberán contener los siguientes elementos: encabezado, cuerpo o contenido y cierre del documento.

7.- Elencabezado de los documentos, identificará con letras mayúsculas y remarcadas con "negrillas" el nombre de la dependencia emisora, y del área responsable de elaborar el oficio, en su caso, la clave del documento, el asunto al que se refiere, y el (los) destinatario(s) a quien (es) va dirigido. Adicionalmente, los oficios podrán indicar cuando sea necesario, el nombre de la persona que enparticular dará atención al asunto. Anexos A y B.

8.- La clave de identificación del documento estará compuesta por la palabra que indica el tipo de documento (oficio o circular), las iniciales de la dependencia emisora, así como las siglas del área que elabora el documento en el caso de oficios, (sin considerar preposiciones, ni conjunciones) según las siglas señaladas en el Anexo C; el número de lacircular a tres posiciones, o cuatro si se trata de oficios, y los dos últimos dígitos del año en que se emite Anexos A y B.

9.- El asunto al que se refieren los oficios y circulares, deberá indicar de manera breve y precisa la esencia del documento (procurando no exceder de tres líneas), Anexos A y B. En caso de que el documento trate más de un asunto, este espacio podrá extenderse a un...
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