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RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
ARNOLD ORTIZ COLORADO
APRENDIZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE LA INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS
REGIONAL NORTE DE SANTANDER
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
SAN JOSE DE CUCUTA, 21 DE ABRIL
2014
MANUAL
RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIAARNOLD ORTIZ COLORADO
APRENDIZ
INSTRUCTORA
LUZ MARINA ARIAS TORRES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE LA INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS
REGIONAL NORTE DE SANTANDER
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
SAN JOSE DE CUCUTA, 21 DE ABRIL
2014
INTRODUCCIÓN
Este instructivo ha sido elaborado con el fin de aportar a laorganización administrativa en el manejo de la correspondencia de la entidad, y facilitar a los funcionarios de cualquier nivel la toma de decisiones a través de un manejo rápido y preciso de las comunicaciones escritas. Este instructivo contiene ejemplos prácticos que facilitan a los funcionarios su comprensión y manejo cuando requieran usarlo como guía para el desarrollo de las funcionesrelacionadas con la correspondencia. La adecuada aplicación de las normas y procedimientos que contiene este instructivo contribuirá a una buena organización para un mejor servicio.
Tabla de contenido
1. OBJETIVOS
Establecer y reglamentar las normas para la administración de la correspondencia de la empresa.Orientar y servir de instrumento al personal de la institución para unificar criterios sobre el proceso de la correspondencia.
Administrar y controlar las técnicas que existen sobre la elaboración de la correspondencia interna como externa.
Definir y clasificar la correspondencia según su destino o procedencia. Establecer normas para el recibo y despacho de la correspondencia.
Conocer lasnormas y procedimientos que se deben tener encuentra en la elaboración, presentación y trámite de la correspondencia producida por la empresa.
2. LA CORRESPONDENCIA
Teniendo en cuenta la procedencia de la correspondencia, clasificarla y archivarla según las normas establecidas para el recibo y el despacho de la misma.
Mostrar las diferentes etapasque conforman el recibo y despacho de la correspondencia, así como los elementos utilizados y el trámite respectivo.
2.1 CONCEPTO Y CLASIFICACION
Para propósito del instructivo, correspondencia es la comunicación escrita entre las dependencias y el medio externo.
Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondenciasegún su destino se clasifica en: externa e interna. La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera de la entidad, aunque también es correspondencia externa aquella que se dirige a funcionarios de la entidad, como asuntos relacionados con su situación laboral (solicitud de vacaciones, permisos, licencias, llamados de atencióno felicitaciones).Para la correspondencia externa en la empresa se utiliza:
La carta
La correspondencia interna es la que se utiliza para comunicaciones entre las diferentes dependencias dela entidad para la correspondencia interna de la empresa se utiliza la circular
2.2 RESIVO Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA
Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en la entidad deben seguir las siguientes normas.La correspondencia que va dirigida a las diferentes dependencias de la empresa la recibe y controla el área o dependencia Centro de Administración e Información Documental.
Los encargados de las etapas de: la recepción (recibo, clasificación, radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el mensajero interno de la entidad.
La correspondencia externa que llega al...
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