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INSTITUTO TECNOLÓGICO

De Tijuana

Unidad V

“Las técnicas del control y la tecnología de la información”

03/ JUNIO / 09

I. Las técnicas del control:

A. Técnicas de control: El presupuesto

Uno de los recursos de más amplio uso para el control administrativo es el presupuesto. Lo cierto es que tiende a suponerse que lapresupuestación es el recurso por excelencia para el ejercicio del control. Sin embargo, también son esenciales muchos recursos no presupuestales.

La presupuestación es la formulación en términos numéricos de planes para un periodo futuro dado. Así, los presupuestos son estados de resultados anticipados ya sea en términos financieros (como los presupuestos de ingresos y gastos de capital) o nofinancieros (como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, volumen de ventas físicas o unidades de producción). Se dice por ejemplo que los presupuestos financieros son la “monetarización” de los planes.

“No está en mi presupuesto”

Es muy frecuente que los administradores digan: “es buena idea, pero no está en mi presupuesto.” A menudo los presupuestos controlan las cosas equivocadas.Miden insumos pero ignoran productos como la calidad de los bienes o la satisfacción del cliente. Estos conceptos son difíciles de medir, pero bien pueden ser la clave del éxito o fracaso de una empresa. Los administradores se ven expuestos a tomar decisiones desacertadas a fin de cumplir con el presupuesto, especialmente si el cumplimiento de esta última meta hace merecedor a quien lo consigue deun pago de incentivo. Así mismo, los administradores pueden no invertir en investigación y desarrollo, no hacer inversiones de capital a favor de la productividad o no invertir en actividades que a la larga resultarían en una mayor participación de mercado a causa de que estas inversiones no producen resultados inmediatos. Algunas de estas partidas deberían incluirse en el plan a largo plazo, noen el presupuesto anual. Aun así, es posible derivar considerables ahorros de maquinas más eficientes, nuevos productos u otras ideas creativas, no del estricto cumplimiento del presupuesto.

Riesgos de la presupuestación:

Los presupuestos se emplean en la planeación y el control. Lamentablemente, hay programas de control presupuestal tan exhaustivos y detallados que resultan muy pesados deelaborar, poco significativos en la práctica y excesivamente costosos.

B. Técnicas de operación:

Presupuestación de base cero:

Un tipo de presupuestación es la presupuestación de base cero. La idea en la que se apoya esta técnica es dividir los programas de la empresa en “paquetes” de metas, actividades y recursos necesarios y calcular después “desde cero” los costos de cada paquete.Dado que la presupuestación de cada paquete se emprende sobre una base de cero, los presupuestadores calculan por separado los costos de cada periodo presupuestal, evitando así la tendencia común a presupuestar solo en referencia a cambios respecto de un periodo anterior.

Esta técnica se ha aplicado generalmente a las llamadas áreas de apoyo, más que a áreas de producción real, bajo elpresupuesto de que en los gastos de la mayoría de los programas de áreas como comercialización, investigación y desarrollo, personal, planeación y finanzas existe cierto margen de discrecionalidad. Los diversos programas considerados como deseables se costean y revisan en términos de sus beneficios para la empresa, después de lo cual se le clasifica de acuerdo con tales beneficios y se le relaciona con baseen la determinación de cuál de esos paquetes rendirán los beneficios deseados.

Las ventaja principal de esta técnica es, desde luego, el hecho de que obliga a los administradores a planear en forma independiente cada paquete de programas al hacerlo, revisan por completo tanto los programas establecidos como sus costos juntos con los nuevos programas y sus costos.

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