Mejora continua

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS
Descripción del Procedimiento: Depurar, administrar, mantener y controlar los inventarios de
elementos devolutivos y de consumo, que posee la entidad, con el fin de conservar y proteger los
elementos requeridos para el cumplimiento de la misión institucional.
Responsable:
• Subdirector de Centro• Director Regional
• Almacenista del Centro, la Dirección
Regional y la Dirección General
• Cuentadantes

Alcance:
Comprende todas las actividades relacionadas
con el control y manejo del inventario de
elementos devolutivos y de consumo, que
posee la entidad en la Dirección General, las
Direcciones Regionales y los Centros de
Formación Profesional.

Proceso / Procedimiento Proveedor:• Procedimiento de Planeación Operativa.
• Proceso de Ejecución de la Formación
Profesional
• Procedimiento de Contratación de Bienes
y Servicios

Proceso Cliente:
• Todos los procesos

Entradas:
• Catalogo único de elementos
• Plan Anual de compras
• Ordenes de compra, contratos, convenios
• Pólizas de seguros contra todo riesgo
• Certificación de Donación
• Autorización deaceptación
• Listas de Verificación de elementos
• Apropiación presupuestal
• Tramites de Nacionalización de elementos

Salidas:
• Salvamentos
• Documentos de traspaso
• Listas de manejo de inventarios

Indicadores:
• Porcentaje de bajas
• Porcentaje de tomas físicas de inventarios
• Nivel de perdida o hurtos
• Promedios de consumo por dependencia

Riesgos:
• Hurto o pérdida de bienesREQUISITOS BASICOS MINIMOS:
Para que cada dependencia proceda a efectuar la gestión de su inventario, debe tener en cuenta las
siguientes definiciones:
• Elementos devolutivos: Son los elementos necesarios para el funcionamiento de las
dependencias de la Dirección General, Dirección Regional, Centros de Formación, ambientes de
aprendizaje, aulas de informática, laboratorios, talleres y alentregarlos a un funcionario se le hace
traslado del inventario y debe reintegrarlo cuando no lo requiera para el desempeño de sus
labores.
• Elementos de consumo: Son los elementos necesarios para el funcionamiento de las
dependencias de la Dirección General, Dirección Regional, Centros de Formación, ambientes de
aprendizaje, aulas de informática, laboratorios, talleres y se consumen en eldesarrollo de las
labores, por lo cual no se realiza reintegro.
Versión
Este documento impreso se considera copia no controlada

2

P13-4040-003

Pág. 1

G
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS

Modelo de
Mejora Continua

DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN, MANEJO Y
CONTROL DE INVENTARIOS
DIRECCIÓNGENERAL - DIRECCIÓN
REGIONAL – CENTRO
CUENTADANTE

DIRECCIÓN GENERAL - DIRECCIÓN REGIONAL – CENTRO
ALMACENISTA
INICIO

Listado de
inventario por
cuentadante

Verificar inventario frente
a listado

Determinar elementos que
quedan, ha reintegrar y
faltantes

Ir a
faltantes

Reintegrar elementos
devolutivos y de consumo,
clasificados según estado

Producir listado deinventario x cuentadante

Ir a
reintegro

Generar código de barras
y placa única y marcar

Producir listado de
inventario de las
dependencias

Designar sitio para
almacenamiento y
demarcarlo

1

Listado de
inventario por
dependencia

Solicitar la identificación
de elementos - código de
barras y placa única

Se modifica el
inventario?

Ratificar el
inventario

No

SiDeterminar el tipo de
novedad

Es un
traspaso?

Determinar entre
quien es el
traspaso

Si

No

Elaborar y firmar
documento de
traspaso

Documento de
traspaso

Concertar
cuentadante
destino
Registrar en aplicativo
y archivar documentos

No

Es un
reintegro?

Solicitar concepto
técnico e informe Jefe
dependencia

Si

No
Si

Es un faltante?

No

No

Si...