Memorandum

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Contenido
Introducción .......................................................... 3 Preparación de Comunicaciones ................... 4
1. Correspondencia Interna .................................. 4 1.1. Memorando ........................................................ 4 1.1.1. Descripción de sus partes ................................. 5 1.2. Comunicación interna o intermensaje................. 7 1.2.1. Descripción de sus partes ................................. 7 1.3. Circular interna .................................................... 8 1.3.1. Descripción de sus partes ................................. 8 2. Correspondencia Externa .............................. 11 2.1. Cartas ................................................................11 2.1.1. Descripción de sus partes...............................11 2.2. Sobres ................................................................14 2.2.1. Presentación de sobres locales .......................15 2.2.2. Presentación de sobres nacionales .................15 2.2.3. Presentación de sobres internacionales ..........16

Instructivo para la Elaboración de Comunicaciones

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3. Aspectos Generales....................................... 17 3.1. Márgenes ..........................................................17 3.2. Tamaño y tipo de letra .......................................17 3.3. Líneas especiales ...............................................17 3.3.1. Anexos ............................................................17 3.3.2. Copias ............................................................18 3.3.3.Identificación del transcriptor .........................18 3.3.4. Visto bueno .....................................................19 3.3.5. Páginas adicionales .......................................19 4. Indicaciones Complementarias: .....................20 Modelo de Memorando ...........................................22 Modelo de Circular ..................................................23Modelo Carta Comercial ..........................................24 Sistema de Codificación Institucional .......................25 Rectoría y dependencias adscritas ..........................26 Vicerrectoría Académica .........................................26 Vicerrectoría Administrativa y Financiera ................28 Vicerrectoría de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico ....28

Instructivopara la Elaboración de Comunicaciones
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Introducción

E

l Instructivo pretende unificar criterios y definir pautas para la elaboración, presentación y manejo de la documentación que se genera en la Universidad Autónoma de Occidente, convirtiéndose en una herramienta que permita continuar con el proceso de normalización documental del SIGED. Las normas aquí establecidas para laelaboración de cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares, han sido preparadas con base en las Normas Técnicas del ICONTEC ajustadas a los requerimientos de la Universidad, con el fin de contribuir al mejoramiento de su gestión y respondiendo a sus necesidades y objetivos actuales; además de contribuir en la proyección de una imagen corporativa unificada que permita la consolidación y elposicionamiento de la Institución.

Instructivo para la Elaboración de Comunicaciones

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Preparación de Comunicaciones
1. Correspondencia Interna
Se utiliza cuando la comunicación va dirigida a funcionarios o dependencias de la Universidad. Se encuentran las siguientes clases: Memorando, Intermensaje y Circular. El uso adecuado de cada una de ellas, debe estar acorde con el tipo deinformación y la importancia de la comunicación.

1.1. Memorando
Comunicación escrita de carácter interno de la Universidad. Está destinado a transmitir información, orientaciones, pautas o recordatorios que agilicen la gestión institucional. Su contenido debe ser de trascendental importancia y posterior consulta o comprobación. Cuando un memorando tiene el mismo texto para diferentes destinatarios,...
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