Metodología para la elaboración de una rfp

METODOLOGÍA PARA ELABORACIÓN DE
REQUEST FOR INFORMATION & REQUEST FOR PROPOSAL

TABLA DE CONTENIDO

1 GENERALIDADES 1
1.1 OBJETIVOS 1
1.2 ENTORNO 1
1.3 BENEFICIOS 1
2 REQUEST FOR INFORMATION (RFI) 3
2.1 DEFINICIÓN 3
2.2 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE UNA RFI 3
2.2.1 Introducción 4
2.2.2 Descripción del proceso 5
2.2.3 Cuestionarios o formatos 5
2.3 MODELO DE LA RFI 5
3 REQUESTFOR PROPOSAL (RFP) 7
3.1 DEFINICION 7
3.2 PARA QUÉ SE EMPLEA UNA RFP 7
3.3 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE UNA RFP 8
3.3.1 Antecedentes 8
3.3.2 Know how 9
3.3.3 Componentes de un RFP 9
3.3.4 Cronograma para el desarrollo de un rfp 9
3.3.5 Consideraciones adicionales a tener en cuenta durante el desarrollo de la RFP 10
3.3.6 Metodología del pmi para rfp’s de proyectos de investigación 123.4 MODELO PARA DESARROLLAR UNA RFP 13
4 CONCLUSIONES 25
5 BIBLIOGRAFIA 26

GENERALIDADES

1 OBJETIVOS

➢ Presentar una metodología para la elaboración de una RFI (request for information) y una RFP (request for proposal) que apoye el proceso de gestión de adquisiciones durante el desarrollo de un proyecto. Esta metodología podrá ser aplicada a cualquier tipo de proyecto detecnología.

➢ Elaborar el formato de una RFI y una RFP, basados en la metodología estipulada.

2 ENTORNO

Los procesos para la compra o adquisición de productos ó servicios necesarios, precisos para el desarrollo exitoso del trabajo son el eje de estudio y manejo de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Para un mejor desarrollo, desempeño y control de estos procesos se utilizala RFI y RFP como base de conocimiento para el inicio de una negociación con proveedores de los productos o servicios requeridos.

3 BENEFICIOS

Los beneficios de usar una RFI y RFP son:
➢ Ahorro de tiempo y trabajo al generar la descripción de los requerimientos de insumos necesarios durante el transcurso de todo el proyecto.

➢ Elimina incertidumbres en el trabajo ya que seevaluaran todos los criterios para definir si pueden ser soportados por productos disponibles comercialmente.

➢ Incluye todas las consideraciones soportadas por el hardware o plataforma (en caso de desarrollos de software).

➢ Mejora la participación y desempeño del proveedor.

➢ Se obtienen mejores respuestas a las solicitudes, con detalles concretos para el estudio de lasdiferentes propuestas obtenidas como posible solución a los requerimientos del proyecto.

➢ Ahorro de tiempo en el proceso de elaboración, lectura, entendimiento y respuesta de la RFP a través de terminología estándar.

➢ Reduce el riesgo de escoger la solución incorrecta.

➢ Ayuda a los proveedores a precisar las necesidades de costos en el desarrollo y ser más rápidos en laimplementación.

➢ Logra mejor control sobre los costos de la solución (tanto para el cliente como para el proveedor) y cualquier aplicación requerida.

➢ Todos los requerimientos seleccionados pueden ser comparados contra los sistemas existentes para el análisis.
La intervención de una RFI y RFP en el proceso de contratación de proveedores de servicios y/o productos se encuentraindicada en el siguiente diagrama, en donde se muestra que la RFI es la base de la selección de un breve listado de posibles proveedores mientras que la RFP es el apoyo para la selección definitiva del proveedor y su respectiva contratación.
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REQUEST FOR INFORMATION (RFI)

1 DEFINICIÓN

Una Request for Information (RFI) es un proceso estándar del negocio cuyo propósito esrecolectar información escrita sobre las capacidades de varios proveedores. El procedimiento de elaboración de un RFI es usado en casos donde es necesario confirmar la interpretación de un detalle, especificación o nota de las necesidades de un proyecto a suplir ó asegurar una directiva documentada ó clarificación que es necesitada para continuar un trabajo y es mostrada a las partes interesadas....