Metodos de auditoria administrativa

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V.2 MÉTODO DEL INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN

El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de organizaciones, de acuerdo a éste método. En cada tipo de organización se evalúan 10 áreas (ver tablas 1 a 5).

V.2.1 PROGRAMA DE LA AUDITORÍA.

Para una organización con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sería el siguiente:

1. Función económica. Es difícilprecisar la importancia relativa de la actividad económica, quizás la mejor medida sería preguntarse: ¿qué perderían los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera?

2. Estructura formal. La administración adecuada se caracteriza porque existe claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr eficiencia. Para la toma dedecisiones, los ejecutivos deben efectuar las comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. Las técnicas y manuales de la organización se usan como instrumentos, pero no son los únicos factores, también se debe tomar en cuenta la organización como un todo.

3. Utilidades. La administración correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se utilizan tendencias detipo estadístico. Las utilidades no deben permanecer estáticas a lo largo del tiempo, porque significaría un retroceso debido a la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia, con la capacidad del mercado y las perspectivas del negocio.

4. Atención a los accionistas. Los representantes de los accionistas debenmantener un equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas, las cuales generalmente incluyen: 1) evitar riesgos innecesarios de capital, 2) aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades, 3) obtener dividendos razonables y 4) mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.

5. Investigación y Desarrollo. Esta áreaproporciona nuevas soluciones a los problemas y propone la orientación para el futuro de la empresa.

6. Consejo de administración. Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propósitos de la compañía y garantiza la continuidad de las operaciones.

7. Políticas financieras. Para poder obtener utilidades atractivas, esindispensable el manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas más importantes de las empresas. Se deben establecer políticas financieras a largo plazo, adoptar métodos de depreciación, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del crédito.

8. Eficiencia en la producción. La calidad y precio de los productos y servicios que ofrece la empresa es fundamentalpara lograr la lealtad de los consumidores. Por lo tanto, es necesario conocer los mejores métodos para incrementar constantemente la eficiencia y tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos de los recursos humanos dentro del área de producción.

9. Distribución. Esta área representa el motor de las actividades de la empresa y requiere coordinación perfecta con el resto de las áreas de laorganización. Se debe evaluar la selección y capacitación de vendedores, las operaciones de apoyo a ventas y políticas de precios.

10. Evaluación de los ejecutivos. El desempeño general de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos, en los cuáles interesa conocer principalmente: su habilidad, su integridad y su dinamismo.

V.2.2. EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO.

Enseguida sepresenta el ejemplo de un cuestionario sobre la evaluación de los ejecutivos.

A) HABILIDAD.

1. ¿Conoce su trabajo?

2. ¿Puede decidir?

3. ¿Tiene capacidad intelectual?

4. ¿Ha existido interés por la competencia de sus subordinados?

5. ¿Son concisos, precisos y ordenados sus informes?

6. ¿Selecciona las tareas en cuanto a su importancia?

7. ¿Adopta decisiones correctas en...
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