Modelo de carta a gerencia

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CARTA A LA GERENCIA

A LA ADMINISTRACIÓN DE EXPOSUL S.A.

1. Dentro de la revisión inicial de los estados financieros de Exposul S.A. al 31 de diciembre del 2004, en cumplimiento de las normas de auditoria generalmente aceptadas, se ha efectuado una evaluación del sistema de control interno contable con el objetivo principal de sentar las bases para posteriores procedimientos de auditoria.2. La Administración de Exposul S.A. fue la responsable del diseño, implantación y funcionamiento de los sistemas de control interno. Estos sistemas buscan como objetivos, básicamente la salvaguarda de los activos por uso o disposición no autorizada y por otro lado, la integridad y exactitud de las transacciones registradas en el sistema de contabilidad.

3. Un sistema de control internocontable tiene limitaciones inherentes; es posible que existan errores e irregularidades no detectados. La proyección de cualquier evaluación del sistema a períodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se tornen en inadecuados debido a las circunstancias cambiantes de la Empresa y su entorno o que el grado de su cumplimiento pueda deteriorarse.

4. Este estudio fue efectuadocon el propósito descrito en el párrafo 1, y no necesariamente va a revelar todas las deficiencias del sistema. Consecuentemente, no se expresa opinión sobre el mismo. Sin embargo, en base a la revisión de algunas áreas de la Empresa nos permitimos adjuntar algunas secciones que incluyen ciertos asuntos que llamaron la atención durante nuestra visita.

Quito, 2 de mayo del 2005

HERRERAVELASCO & ASOCIADOS CÍA.LTDA.

An independent member of Baker Tilly International

Registro Nacional de Auditores Externos SC-RNAE-470

C.P.A. DRA. VERÓNICA HERRERA V.
Matrícula 22.459

SOCIO

ASPECTOS GENERALES

1. Actualización de datos del cliente

OBSERVACIÓN

En la revisión de la cartera, se observó que existe clientes deudores en Exposul S.A., sin embargo lainformación sobre su crédito no se encuentra actualizada, como son los casos de:

- Vanegas Verdugo Rita; y,

- Alvarado Gonzalo Amable.

Recomendación

Se sugiere a la administración inicie un programa de actualización de información de los clientes más antiguos, con la finalidad de calificar si el cupo de crédito otorgado es el adecuado, además se sugiere que el archivo de los clientesse los lleve por código.

Comentario de la Administración

2. Información de cliente

OBSERVACIÓN

Al solicitar la información de la calificación de crédito del cliente Bernal Verduga María, se nos indicó que esta no se encontraba archivada, ya que el asesor de ventas Sr. Veintimilla, había renunciado en los primeros días del mes de diciembre y no había entregado totalmente lainformación de sus clientes.

Recomendación

Completar la información no entregada por el asesor anterior.

Comentario de la Administración

ASPECTOS CONTABLES

3. Cartera Clientes

AL REVISAR EL ÁREA DE CARTERA, HEMOS ENCONTRADO ALGUNAS DEFICIENCIAS QUE LAS DETALLAMOS A CONTINUACIÓN:

Observación

La compañía mantiene un saldo de cuentas por cobrar clientes que se encuentranvencidos y están soportados con letras y cheques posfechados por aproximadamente US$ 301.717, lo que nos da la pauta de que no se está realizando una gestión de cobro adecuada.

Recomendación

Es nuestra recomendación que la compañía revise sus políticas de cartera y establezca parámetros para realizar una gestión de recuperación eficiente, de tal forma que se evite incrementar las cuentas dedifícil recuperación que pueden llevar a tener grandes pérdidas a la empresa.

Observación

En una visita que se realizó a la ciudad de Quito, se observó que no se encontraba totalmente respaldada la cartera de una muestra de clientes, a continuación un detalle:

|  |  |Fecha de corte |  |  | |
|Cliente...
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