Modelo de control de cocumentos

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  • Publicado : 13 de mayo de 2011
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1. OBJETO

Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de seguridad y salud ocupacional, garantizando su adecuación,revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del SGSSO, incluyendo en los casos que aplique,documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del servicio.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del encargado del área de archivo central, definir,controlar y hacer seguimiento a la documentación del Sistema.

4. DEFINICIONES Y SIGLAS

▪ Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético osistematizado.

▪ SGSSO.: Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.

▪ Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, ópticoo electrónico y/o fotografías.

▪ Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónicoy/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

▪ Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generadonuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SGSSO.

▪ Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

5.METODOLOGÍA

El control de los documentos es responsabilidad del encargado del control de documentos y registros, por medio del “Listado Maestro de Control de Documentos formato No FORM-01” donde seregistra:

▪ Código del documento
▪ Nombre del Documento
▪ Si el Documento es Interno o Externo
▪ Versión
▪ Fecha de la última Revisión
▪ Responsable...
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