MODELO INFORME DE AUDITORIA CAJA

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TODOS POR UN

NOTARIADO

NUEVO PAÍS

La guarda de la fe peblIco

PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN

Bogotá, Junio 26 de 2015

OCI 0243

1E006397

Doctor:
Jorge Enrique Vélez García.

Superintendente de Notariado y Registro.
E.
S.
D.

Asunto: Seguimiento Manejo Caja Menor.
Doctor Vélez
De acuerdo con el seguimiento y evaluación realizada por parte deesta oficina, al fondo fijo de
Caja Menor constituida mediante Resolución No 0937, del 30 de Enero de 2015
Para atender los gastos generales de carácter urgente en la Superintendencia de Notariado y
Registro, a continuación me permito presentar el resultado del arqueo así:
Fondo Caja Menor- Gastos Generales.

Se constituye la Caja Menor con un monto de VEINTI CINCO MILLONES DE PESOS MCTE

1(25.000.000.00)

El fin de la Caja Menor es atender los gastos identificados y definidos en los conceptos del
presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente.
Control de la Caja Menor.

El manejo y control de la caja menor se realiza a través del aplicativo SIIF NACION y las adecuadas
medidas de protección del fondo tales como la utilización y el manejo de chequera de la cuentacorriente No0000001099408-5 Cuenta Corriente del Banco Davivienda, la cual se utiliza con las
firmas actualizadas y autorizadas para el manejo de la misma.
El Señor LUIS ALEJANDRO ROSARIO MARTINEZ Identificado con C.C. No79.958.097 expedida en
Bogotá tiene bajo su responsabilidad una chequera del Banco Davivienda, Con Números de
cheque 84892-0 a 84929-0. (Total 38 cheques en blanco)
Se evidencio quecuando se realizó el arqueo de caja menor, el Aplicativo SOF Nación II en el
computador del Señor Luis Alejandro Rosario Martinez, no se habían activado algunos perfiles, por
lo que no se podía imprimir el auxiliar de caja menor, por lo anterior no se pudo concluir de forma
adecuada el arqueo de caja menor, dentro del proceso de la auditoria fue corregido este impase.

I.CCC
Jamó/2611sSuperintendencia de Notariado y Registro
so 11001

Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-21- 21
Bogotá D.C. - Colombia
http://www.supernotariado.gov.co

2).3

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NUEVO PAÍS
PAZ EQUIDAD EDUCACON

La caja menor se encuentra ubicada en el área de Secretaria General, bajo la responsabilidad de la
Dirección financiera, de conformidad con lareglamentación establecida en el decreto 2768 del 28
de diciembre 2012, emanado por el Ministerio de Hacienda Y Crédito Publico, Con Resolución
4940 de Mayo 06 2015, Se asignó responsable del manejo y administración de estos fondos de la
caja menor al Funcionario LUIS ALEJANDRO ROSARIO MARTINEZ, Identificado con C.C. No
79.958.097 de Bogotá, quien se desempeña como Técnico Administrativo Grado 16, de lasecretaria General, quien en cumplimiento de la preceptuado por la ley 87 de 1.993 articulo 2 y
resolución 0460 del 20 de enero 2015 da estricto cumplimiento y manejo de estos recursos.
OBJETIVO GENERAL
Verificar y evaluar el adecuado manejo y custodia que se le da a la caja menor de SNR en
cumplimiento al Plan de Auditoria.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Verificar que las facturas cumplan con los requisitosexigidos en el artículo 617 del E.T.
Comprobar que control se está ejerciendo sobre el manejo del efectivo, en relación con respecto a
los conceptos de gastos que se pueden realizar por medio de la caja menor.
Cotejar que los recibos que se efectúan a través de la caja menor, tenga su respectivo soporte en
original y estén debidamente cancelados.
Confirmar que los recibos provisionales selegalicen cinco días después de su realización, de
acuerdo con el artículo sexto de la resolución No 0937 de Enero 2015
Establecer las recomendaciones y/o sugerencias que se puedan implantar en el proceso en pos del
mejoramiento continuo de la institución.
Presentar un informe de gestión especificando los resultados obtenidos y estableciendo las
medidas a adoptar para que el proceso mejore.
ALCANCE
El...