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Gestión documental

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios deracionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida quecrecía el tamaño de los fondos documentales

Cuadros de clasificación

Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de losdocumentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó losdocumentos.
Sirve para que el investigador se aproxime al contenido real del Archivo y así aprecie el interés que puede tener para su investigación, teniendo la seguridad de las series de las que han quedado documentos y las fechas en las que están datados.
El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.

Fondo
Es el conjunto documental procedente de una institución o persona,conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza.

Sección
Es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.

Serie
Es la división deuna sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
Sistema de gestión de documentos electrónicos

Gestión documental

Es un concepto que puede ser utilizado en distintos contextos con distintos significados. Cuando lo utilizamossiempre nos vemos obligados a definir el ámbito de aplicación. En este caso, me refiero a la gestión de la información registrada creada o recibida por una organización en el desarrollo de sus actividades y que se conserva como información o prueba. -

Registro electrónico
Es un dispositivo lógico secuencial capaz de almacenar varios bits de información. El formato de esta información puede serde dos tipos:
Serie: los bits se transfieren uno a continuación del otro por una misma línea.
Paralelo: se intercambian todos los bits al mismo tiempo, utilizando un número de líneas de transferencia igual al número de bits
Es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmentesoportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management.
Suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas y sirven para automatizar diversos procesos de la cadena...