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3. Procesos de administración del portafolio
“La administración del portafolio se logra a través de un conjunto de procesos que utilizan información relevante de la organización, habilidades, herramientas y técnicas” (Gonzáles)
Según el The Standard for Portfolio Management, para logar el éxito de un proyecto el equipo encargado debe:
 Comprender el plan estratégico de la organización.
Establecer los factores determinantes para la gestión del portafolio basada en el plan estratégico.
 Tener en cuenta todos los proyectos de la organización, programas y demás componentes del portafolio.
 Seguir los procesos acordados.

Para poder usar la gestión del portafolio en una empresa, la empresa debe tener bien definido un plan estratégico, una misión, una visión, objetivosestratégicos y contar con metas bien establecidas. Además de estos puntos mencionados se tiene que cumplir con otras condiciones como las que se mencionan a continuación:
 Contar con un número de proyectos y programas existentes: Estos serán agrupados y pertenecerán a un portafolio determinado.
 Un grupo de trabajo bien calificado que se encargue de forma adecuada de la administración delportafolio: Los resultados dependerán de la forma en que el grupo de trabajo realice la administración del portafolio. Una mala administración provocará resultados trágicos o poco eficientes.
 Deben existir procesos de gestión de proyectos: Es importante que los proyectos seleccionados para ser realizados sean administrados, para obtener los resultados esperados.
 Un plan de comunicación biendesarrollado que sirva para comunicar las decisiones de negocios a toda la organización: Cualquier cambio o decisión tomada debe ser inmediatamente comunicada a todos los involucrados o afectados por la misma. Esto para que busquen la forma de adaptarse al cambio o enfrentarlo.
3.1 Grupos de procesos de gestión del portafolio
Se pueden describir los procesos de gestión de portafolio en términos deintegración. A esta integración se le llama Grupos de Procesos de Gestión del Portafolio y se dividen en dos:

1. Grupo de alineación de procesos: Este grupo determina como los componentes se clasifican, se evalúan y se seleccionan para su inclusión y gestión en el portafolio.
2. Grupo de seguimiento y control de procesos: Este grupo revisa periódicamente los indicadores de desempeño para mantenerla alineación con los objetivos estratégicos.
Estos grupos tienen dependencias claras y se llevan a cabo en la gestión de cada portafolio. Son independientes del área de aplicación o el enfoque de la industria. Además los procesos pueden interactuar dentro de su grupo especial de proceso y con otros grupos de procesos de gestión del portafolio.
El grupo de alineación de procesos asegura ladisponibilidad de información actualizada, sobre objetivos estratégicos que el portafolio está apoyando, así como las actuales normas de funcionamiento para evaluar los componentes y la gestión del portafolio. Además, este grupo de procesos establece una estructura, un método consensuado para mantener la mezcla de los componentes del portafolio alineados con la estrategia organizacional.
Los gruposde alineación de procesos son muy activos en el momento en que la organización actualiza sus objetivos estratégicos y establece los presupuestos y planes de la organización a corto plazo.
Tradicionalmente, estas actividades tienen lugar en la elaboración del presupuesto anual, aunque en algunas organizaciones que tienen ciclos de actualización, son más frecuentes. Un ejemplo seria los cambios enel ambiente de negocios.
El grupo de seguimiento y control de procesos se ocupa de las actividades
necesarias para garantizar que el portafolio en su conjunto, está llevando a cabo las métricas predefinidas y determinadas por la organización. Estas métricas pueden ser monitoreadas por categoría y rendimiento total.

3.2 Interacciones de la gestión de procesos del portafolio

El...