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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN

INDICE PÁGINAINTRODUCCIÓN I. OBJETIVO DEL MANUAL II. POLÍTICAS GENERALES III. PROCEDIMIENTOS: III.1 Revisión, Recepción, Registro y Control de Correspondencia de Entrada III.2 Clasificación, Catalogación y Apertura de Expedientes de de Archivo de Trámite III.3 Control de Correspondencia en Trámite III.4 Análisis de Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos III.5 Préstamo de Documentos Activos III.6 Recepción,Caracterización, Registro, Tasa, Franqueo y Despacho de Correspondencia de Salida III.7 Registro y Tramitación de Transferencia Primaria y Recepción de Documentación Concentrada III.8 Préstamo de Expedientes Concentrados en el Archivo General del Instituto III.9 Cancelación de Documentación Semiactiva IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS 1 2 2 4 1/1 - 5 2/1 - 17 3/1 - 24 4/1 - 33 5/1 - 41 6/1 - 52 7/1 - 72 8/1 - 81 9/1 - 9298

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN

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INTRODUCCIÓN
En respuesta a las acciones emprendidas en el ámbito de la Administración Pública Federal, en lo relativo a la modernización de los servicios archivísticos y documentarios se elaboró el presente manual,que sentará las bases para el desarrollo coherente y homogéneo de las actividades inherentes a la administración de la documentación en las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacional, que resuelva efectivamente las demandas al respecto. La modernización de los servicios archivísticos de la institución, adquiere una singular importancia, en virtud del carácter estratégico que estosservicios poseen con relación a la actividad regular de las unidades responsables que integran al Instituto y consecuentemente, respecto al propio desarrollo del proceso de modernización de la Administración Pública en su conjunto. A la par del valor que los archivos revisten como depósitos de información indispensable para el eficaz desempeño de las tareas administrativas, es innegable suimportancia como factor institucionalizador y catalizador de la gestión pública, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento de los archivos soportan tanto la atingencia como la continuidad de la acción de la institución, relacionándose con todos los aspectos y eventos del proceso administrativo, que sirve como memoria de la vida del Politécnico y como acervo de datos y antecedentes que en algunoscasos son únicos; asimismo, fungen como instrumentos directos para la regulación de las actividades cotidianas y como fuentes de información para la toma de decisiones, constituyéndose como testimonio del curso concreto de la gestión institucional y de las particularidades y resultados de los procesos que implica, por lo que la continuidad y calidad de las labores de la administración requiere deeficientes sistemas de archivo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN

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I.

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacional un instrumento técnico administrativo quecontenga los principales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la unidad, así como de la generada por la misma.

II.

POLÍTICAS GENERALES

• El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa, será la...
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