Narrativa ventas

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Cliente: Compañía de Cervezas Budneken Referencia: A.NARRATIVA Auditor : JP Fecha:

Ciclo de Ventas, Cuentas por Cobrar y Bancos

Objetivos de la Narrativa

• Obtener información relevante acerca de los controles que provean de evidencia de auditoría sobra el ciclo de ventas

• Identificar posibles riesgos que pudieran tener un carácter significativo anivel, tanto de saldo de cuenta, como a nivel de estados financieros

Políticas de la Compañía

Descripción Narrativa del Proceso de ventas

Recepción de orden de pedido

La compañía recibe la Orden de Pedido por parte de cualquiera de sus clientes, los clientes de la Compañía pueden hacer llegar sus Ordenes por medio del Telefax, o por medio del corre electrónico corporativo

ElDepartamento de Ventas recepta la orden de pedido y envía una copia al Departamento de Créditos y Cobranzas

El departamento de Créditos y Cobranzas identifica al cliente y verifica el estado de cuenta, si tiene algún saldo pendiente, la orden de pedido es rechazada, por el contrario es aceptada (control 1), y remite la orden autorizada, mediante firma y sello al Departamento de Ventas.Determinar disponibilidad d producto terminado

La copia autorizada es remitida hacia la Bodega para que efectúe la verificación de que la cantidad de producto establecida en la orden se encuentre en existencia (Control 2), si la existencia actual no satisface la orden, se notificara al Departamento de Producción sobre el desfase, caso contrario, la Bodega reserva la cantidad de productoestablecida en la Orden de pedido con la emisión de un Ticket de reservación de producto (Control 3), en la cual constará el nombre del cliente, la cantidad de producto solicitado, la fecha de reservación y la firma de autorización por parte del Jefe de Bodega. Este documento, conjuntamente con la Orden de Pedido, será envía al Departamento de Contabilidad para la facturación.

Facturación

Eldepartamento de Contabilidad procede a emitir la factura, previa revisión de las cantidades establecidas tanto en la Orden de pedido como en el Ticket de reservación de Producto (Control 4), sin son diferentes, enviara el ticket de reservación a bodega para su corrección, si concuerdan, El sistema de Contabilidad procederá a emitir la factura, detallando el numero de ticket de reservación, número deorden de pedido y la política de crédito y descuento pertinente, la guía de remisión y el diario de ventas, con el siguiente asiento contable

Ventas a Contado

Caja

Descuento en Ventas

Ventas

IVA Cobrado

P/R venta

Ventas a Crédito

Cuentas por Cobrar-Clientes

Descuento en Ventas

Ventas

IVA Cobrado

P/R venta a Crédito

El encargado defacturación verifica el número de importe de la factura con el diario de ventas y concilia la información según factura con nota de embarque y la orden de pedido (control 5)

El sistema actualiza los siguientes archivos: mayor auxiliar de cuentas por cobrar, mayor general, diario de ventas y archivo maestro de cuentas por cobrar por clientes.

Despacho de Mercadería

Tres días después de laemisión de la factura, el producto será entregado al cliente, conjuntamente con el original de la factura, del ticket de reservación, la guía de remisión y el estado de cuenta del cliente, con corte al día de emisión de la factura.

Bodega recibe la copia de la guía de remisión con firma y sello de recibido y procede a actualizar el kardex, y remite la copia al Departamento de Contabilidad para laactualización del Costo de Ventas.

Devoluciones

En caso de devoluciones, los clientes deben acercarse personalmente al Departamento de Servicio al Cliente, con la copia de la factura, y un detalle por escrito, de los motivos para la devolución.

El departamento de Ventas evalúa los motivos de la devolución y en 24 horas realizara la notificación al cliente, si no es favorable,...
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