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Es una magnífica herramienta cuando se utiliza con eficaciaGuía para usuarios de PC en el trabajo |

Por Jeff Wuorio

Cherie Kerr sabe que con PowerPoint se puede ser provocativo y persuasivo a la vez en una reunión de negocios.

También es consciente de que puede ocurrir todo lo contrario. |
| SUGERENCIA:
PowerPoint ofrece la posibilidad de convertir autoformas rápidamente sinperder cambios en el formato; para ello, seleccione la forma que desea cambiar, haga clic en el botón Dibujo (en la barra de herramientas de Dibujo), señale Cambiar autoforma y, a continuación, haga clic en la nueva autoforma. |
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"Puede ser su mejor amigo", explica el asesor de relaciones públicas de Santa Ana, California. "Pero debe utilizarse correctamente".

La visión de Kerr acerca delconocido programa de presentaciones y gráficos de Microsoft refleja un debate que se produce tanto en el mundo empresarial como en el académico. Mientras que muchos usuarios aceptan incondicionalmente las ventajas de PowerPoint como herramienta de negocios eficaz, hay quien sostiene que constituye una traba para la interacción efectiva, que confunde, distorsiona e incluso coarta la comunicación.Pero, tal como destaca Kerr, cualquier discusión acerca de los méritos y deméritos de PowerPoint no hace más que destacar la importancia que tiene usar el programa del modo más ventajoso posible. Hay 10 formas de utilizar PowerPoint para mejorar la imagen de la empresa sin hacer un papelón.

1. Apóyese en material convincente.
En cierto modo, la facilidad de uso de PowerPoint puede ser su peorenemigo. Por muy fácil y atractivo que resulte crear diapositivas y gráficos llamativos, tenga en cuenta que PowerPoint no es una herramienta autónoma. Los asistentes desean escuchar lo que usted dice, no sólo quieren ver una sucesión de imágenes en una pantalla. Cree un programa sólido con PowerPoint, pero asegúrese de que sus comentarios verbales resulten igualmente convincentes. "PowerPoint noprepara presentaciones, sino que permite crear diapositivas", afirma Matt Thornhill, presidente de Audience First, empresa de Midlothian, Virginia (EE.UU.) que ofrece formación para la elaboración de presentaciones. "Recuerde que está creando diapositivas que servirán de apoyo a una presentación oral".

2. Simplifique.
Todos hemos visto presentaciones con PowerPoint o con otras herramientas en lasque el orador parecía a punto de ofrecerle matrimonio al programa. Al fin y al cabo, era evidente su enamoramiento con cada enfoque, efecto especial o artilugio. Pero las presentaciones más eficaces de PowerPoint son sencillas: gráficos fáciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el orador dice en cada momento. Algunos entendidos sugieren que no se utilicen más de cinco palabras porlínea ni más de cinco líneas por diapositiva. "No lo estropee con un saturación de texto y gráficos", señala Kerr. "¿Realmente es necesario que todo aparezca en la pantalla?"

3. Reduzca al mínimo las cifras en las diapositivas.
El atractivo de PowerPoint es su capacidad para comunicar ideas y apoyar las observaciones del orador de un modo conciso. Resulta difícil conciliar eso con unlaberinto de números y estadísticas. En la mayoría de los casos, las presentaciones más eficaces realizadas con PowerPoint no abruman a los asistentes con cifras y números. Déjelos para más tarde; se pueden distribuir en forma de notas al final de la presentación, para un estudio más detenido. Si desea destacar una estadística en PowerPoint, considere la posibilidad de usar un gráfico o una imagen paratransmitir la idea. "Por ejemplo, para hablar del aumento del número de pacientes con Alzheimer, una vez utilicé una fotografía de una anciana en lugar de mostrar un frío número en la pantalla", explica Kerr.

4. No lea literalmente la presentación de PowerPoint.
Uno de los hábitos más generalizados y perjudiciales de los usuarios de PowerPoint consiste en limitarse a leer la presentación...
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