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Francisco Santana, gerente de distrito de la papelería Boriqueña Inc, esta desde hace dos meses a cargo de la oficina de ventas del distrito de Ponce, Puerto Rico. Antes de ser trasladado a Ponce para reemplazar a Carlos Romero ( que había estado en esa ciudad durante 30 años, los últimos 20 con el cargo de gerente de ventas , Santana había sido gerente asistente en el distrito de ventas de SanJuan, la capital. Al hacer una revisión, junto con el vicepresidente a cargo de las ventas de la compañía, de los diversos aspectos inherentes a su nueva posición, Santa se entero de que los gastos de venta en el distrito de Ponce eran 50 por ciento mas altos que los de San juan y que el volumen indico que debía, primero, reducir el costo de operaciones de las oficinas de Ponce y que tan prontocomo los costos estuvieran bajo control debía entonces dar los pasos necesarios para elevar el volumen de ventas.

Santana llego a Ponce un mes antes del retiro de Carlos Romero y tuvo ocasión de examinar con el las operaciones de la oficina, Romero reconoció que los gastos en Ponce eran mas altos que los de San Juan pero atribuyo a esa circunstancia al tamaño del distrito, pues cubría muchos kmcuadrados mas que el de sanjuán, Cuando Santana pidió potenciales y los nombres de los nuevos clientes de cada mes, Romero le manifestó lo siguiente :
‘’ Francisco, yo no me preocupo mucho por cosas como estas. Todas las mañanas converso con cada uno de mis 8 vendedores cuando vienen a la oficina. Conozco a cada uno de ellos desde el primero día que empezaron a trabajar aquí. Se que todos ellostienen los mejores intereses de la compañía en alta estima y estoy seguro de que les están dando sus mayores y mas dedicados esfuerzos. Yo los ayudo cuando lo solicitan pero, por lo demás, dejo que cada uno siga su propia orientación. Esto contribuye a una atmosfera muy grata y amistosa. Después de que Romero se retiro formalmente, Santana tuvo ocasión de examinar mas de cerca las cuentas degastos de los vendedores. Comprobó que el promedio de adelantos para gastos era de 450 en lugar del máximo de 200 permitido por la política de la compañía y que un vendedor había retirado un adelanto para gastos de 1000 . Santana llego a la conclusión de que a fin de poner los gastos y el volumen de ventas en línea con los de otros distritos de la compañía, era necesario un cambio radical en el métodode administración de la oficina de Ponce. Decidió entonces presentar estos cambios en forma de memorándum y discutirlos en la primera de las reuniones semanales recién instituidas, fijadas por los viernes por la tarde. La siguiente es una copia de dicho memorándum :

A: Vendedores, Distrito de Ponce, ‘’ Papelera Boriqueña Inc. ‘’
Ref: control de los gastos
Ustedes están consientes de que losgastos de la oficina de ventas del distrito de Ponce son mucho mas altos que los de las oficinas de otros distritos de tamaño semejante. Es necesario que pongamos nuestros gastos en línea con los de oficinas similares en la compañía. Los siguientes procedimientos entraran en vigor a partir del próximo lunes.

• Los adelantos para gastos estarán limitados a 200 semanales, de acuerdo con lodispuesto en el manual de política de ventas de la compañía. A aquellos de ustedes que tengan balances pendientes de liquidación por mas de 200 no se les permitirá retirar anticipos adicionales; además, la cantidad que exceda de 200 deberá ser devuelta al final del corriente mes. Si no se pagara para entonces se les pedirá autorización para deducir el balance superior a 200 de sus salarios en trescuotas mensuales iguales.
• Los vendedores no se reportaran mas a la oficina cada mañana, en cambio, se espera que cada uno de ustedes telefonee a la oficina entre 9 y 930 cada mañana y le de a mi secretaria un programa de las visitas que ustedes planean hacer ese día. También se les pide que llamen de 1 a 1 30 pm para que les podamos pasar los mensajes de los clientes que se hayan recibido...