Normas basicas gestion documental

NORMATIVIDAD
NORMAS BASICAS DE GESTION DOCUMENTAL
1. LEY GENERAL DE ARCHIVOS (LEY 594 DE 2000)
2. SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS (DECRETO 4124 DE 2004)
NUEVAS TECNOLOGIAS (Art.11)
3. LEGISLACION DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (LEY 527 DE 1999)
4. BOLETIN 09 CONCEPTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES
NORMAS QUE REGULAN LA PRODUCCIÓN, TRÁMITE Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
SECTOR COMERCIAL CONTRATOS
 PROPUESTAS
SECTOR ADMINISTRATIVO
GESTION HUMANA
 HISTORIAS LABORALES
(Código Sustantivo de trabajo Artículos 54 y 264)
(Decreto 1145 de 2004 Art. 12)
 HISTORIAS CLINICAS
(Ministerio de Salud Resolución 1995 de 1999)
 APORTES SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
SALUD OCUPACIONAL
 REGLAMENTACION PARA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE SALUD
OCUPACIONAL
 PLAN OBLIGATORIO DESALUD (LEY 100 Art. 162)
 REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD
NORMATIVIDAD
SECTOR FINANCIERO
 COMPROBANTES CONTABLES Y PAPELES DE TRABAJO
(Código de Comercio Art. 60)
(Ley 795 de 2003 Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero)
(Decreto 2649 de 1993)
 DECLARACIONES DE IMPUESTOS
(Decreto 1798 de 1990)
(Ley 06 de 1992)
 SISTEMA INTEGRAL EN LAPREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS (SIPLA)
CONCEPTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES (CONSERVACION DE
TITULOS VALORES)
 ESTATUTO ORGANICO DEL SISTEMA FINANCIERO (EOSF)
SECTOR JURIDICO
 TECNOLOGIA AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA
NORMATIVIDAD
LEY 594 DE 2000
(por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones)
EL CONGRESO DE COLOMBIADECRETA:
TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS
GENERALES.
Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2. Ambito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplenfunciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente Ley.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, así:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel ordenpara servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de laprestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida orecibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización dela documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los...