Normas de control para inventarios

Solo disponible en BuenasTareas
  • Páginas : 5 (1036 palabras )
  • Descarga(s) : 0
  • Publicado : 21 de marzo de 2011
Leer documento completo
Vista previa del texto
NORMAS DE CONTROL PARA INVENTARIOS

El Decreto Reglamentario de la contabilidad en Colombia número 2649 de diciembre 29 de 1993 artículo 129 “Inventario de mercancías: El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por los menos los siguientes datos:
1-Clase y denominación de los artículos
2-Fecha de laoperación que se registre...
7-Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
… Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías… dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libroregistrado para tal efecto… “

El libro se registra ante la cámara de comercio del domicilio de la empresa y se llama libro Inventario y Balance.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de cualquier empresa, obtener utilidades; la obtención de utilidades reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función delinventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve; entonces sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control es fundamental en cualquier organización y puesto que los inventarios comprenden generalmente la cuenta del activo corriente que compromete más inversión, se haceindispensable la aplicación de medidas estrictas de control interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con las políticas de la empresa.

DOCUMENTACION, RESPONSABLES Y FLUJO

Las medidas de control deberán estar encaminadas a separar las funciones relacionadas con las compras, recibo, fabricación, contabilización, almacenamiento, registro y entrega de mercancías; a precisar laresponsabilidad de una función específica de determinado empleado o departamento. La segregación de funciones debe diseñarse de tal forma que ningún empleado pueda manejar una transacción desde el principio hasta el fin (quien almacene mercancías no debe entregarlas a los clientes); el trabajo de un empleado permite verificar la labor de otro, detectar errores y prevenir fraudes.
Al diseñar controlesfísicos para salvaguardar los inventarios contra robo, daños, contaminación, pérdidas por mermas, evaporaciones, deterioro o retiros por empleados no autorizados.
Otra herramienta de control es el análisis periódico de los mínimos y máximos de existencias para el mantenimiento de niveles adecuados.
Las medidas de seguridad como rejas, chapas, avisos restrictivos en los sitios de almacenamiento yconservación constituyen controles físicos adecuados que impiden robos, daños o retiros de mercancías. Cada vez que la empresa vaya a dar de baja mercancías, debe contar con la respectiva autorización de los funcionarios encargados.
La prenumeración de documentos es vital; documentos como ordenes de compra, facturas de venta, informes de recepción, remisiones, pedidos, notas crédito entre otros,deben prenumerarse porque la interrupción en la secuencia numérica llama la atención de quienes ejercen controles contables.

El control en el proceso de las compras podría ser:

1-Cuando el almacenista observa que un artículo está llegando a la cantidad mínima elabora una solicitud de compra en original y una copia (original para el departamento de compras y la copia para el archivo del almacén)2-Con base en la solicitud de compras, se elabora en el departamento de compras el pedido en original y cuatro copias (original y primera copia para el proveedor para que devuelva la copia con su respectiva factura, la segunda copia para contabilidad para que la confronte con la factura del proveedor y el informe de recepción, la tercera copia para el almacén para que sepa que ya se cumplió...
tracking img