Ntc 3394

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ntc 3394

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394
OBJETIVO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.

Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reunioneso actos administrativos.

Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.

Denominación del documento: nombre que identifica el acta.

Desarrollo: descripción de los asuntostratados en la reunión.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.

Incapaz: persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por símisma.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o de extraordinaria.

Número: identificación consecutiva del documento.

Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Razón social: nombre que identifica una empresa.

Renglón: serie de palabras o carácteres escritos ensentido horizontal.

Título: denominación específica del nombre de la reunión.

CLASIFICACIÓN

Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.

REQUISITOS

REQUISITOS GENERALES

Márgenes

Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.Título

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reune. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

Numeración

Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.

Presentación

Las actas se puede presentar en hojas sueltaso en libros que se destinen para tal efecto.

Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.

Redacción

Se redactan en tiempo pasado.

Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.

El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debepresentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes

Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:

Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresiónalguna.

El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Veáse la figura 3)

Ejemplo

Margénizquierdo Margen derecho

Reunión Comité Académico-Acta 002 2

El primer renglón de texto se inica de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

Para la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.

Razón social

En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita....
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