Numeros idices

Universidad De Oriente
Unidad Experimental Puerto Ordaz
Núcleo Bolívar
Cátedra: Dirección de Reuniones

PLANIFICACI[ON DE EVENTOS

1. Planificación de eventos:
Es el arte de la planificación de un convenio, parte de una exposición, una ceremonia o por ejemplo una competición deportiva. Los eventos nos permiten un contacto directo con el público destinatario del mensaje que la empresadesea enviar. La planificación de eventos ya no es un asunto aburrido y previsible, hoy en día, se trata de realizar actividades imaginativas, que sensibilicen al público para que la recepción del mensaje sea significativa.
Los eventos permiten un contacto más directo con el público (accionistas, clientes, empleados, asociados, etc.). Éstos permiten obtener información valiosa acerca del público dela empresa, y mostrar contenidos sobre la misma. Es por tal motivo, que la planificación de eventos ha tomado protagonismo dentro de la presupuestación de marketing, y constituye una herramienta estratégica.
De acuerdo a estudios realizados, los eventos son la herramienta de marketing que tiene mayor valor de retorno de inversión. La planificación de eventos, se complementa con otros elementos demarketing.
La clave del éxito de un evento, está en la capacidad de conectar emocionalmente con el público, y conseguir la vinculación de sensaciones y experiencias con las marcas. La planificación de eventos, aplicará por tanto elementos que utilicen los cinco sentidos en un entorno emocional que facilite la permanencia en el recuerdo, a diferencia de lo que ocurre con otros medios.
Laplanificación de eventos cualquiera que sea la ocasión, por muy pequeño que sea, puede ser una tarea exhaustiva. Ya se trate de una fiesta temática, la planificación de un gran evento o simplemente una pequeña reunión familiar, la clave es la planificación.

Aspectos de la planificación de eventos:
Hasta no hace mucho, los eventos empresariales en general, se caracterizaban por su falta deimaginación, y lo acartonado y previsible del ambiente.
Sin importar el número de participantes, la planificación de eventos es una tarea ardua, del éxito de la misma, depende el éxito del organizador y del patrocinador del evento.
Hay algunas consideraciones previas que deben tomarse en cuenta antes de emprender la planificación de eventos:
• La necesidad de organizarlo: el evento debe ser lamanera más rápida, fácil y barata de transmitir al público el mensaje, y que éste, resulte lo más eficiente y personal que sea posible. La planificación de eventos no es el único medio de personalizar el mensaje, hay otras formas más sencillas y económicas, como la entrega a los interesados, de un folleto o informe promocional; o los medios de comunicación masiva.

• Planificación y organización:es el primer paso en todo evento, y lo que debe definirse primero es quién se encarga de la organización, una sola persona, un comité de planificación, una agencia de organización. El tiempo, es otro recurso que debe planificarse con sumo cuidado, pues el evento debe estar listo para la fecha prevista.
Un evento suspendido, corre el riesgo de fracasar. El personal técnico que se encargará delacondicionamiento del local, los proveedores, el catering, la animación y/o actividades, todo es parte de la planificación de eventos, y debe formar parte de un cronograma cuidadoso. El tema del presupuesto es bastante complicado y depende de la clase de fondos con que se cuente, y de la clase de evento que se desea organizar. Es conveniente solicitar varios presupuestos, para elegir el másconveniente.
• Tipo de evento: es imprescindible definir qué tipo de evento queremos, antes de continuar con la organización. Existen variadas propuestas posibles, debemos elegir la que sea más conveniente para el mensaje que deseamos transmitir al público, y el que coincida con nuestro presupuesto.

• Asistencia prevista: es una de las cuestiones que debe determinarse luego de elegir el tipo de...