oficina

DEFINICION DE OFICINA

Una oficina es la estructura física o en su efecto un local, destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda lainformación y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organización puedan alcanzar sus objetivos.

CARACTERISTICAS DE LA OFICINA

Las características de la oficina se basan en:

• Espacio Físico: área destinada a ubicar el personal administrativo.
• Dotación: Conformada por los elementos que se requieren para realizar el trabajo.
• Recursos humanos: Son todas las personas queprestan sus servicios, las cuales trabajan dentro de esa oficina.
• Organización y finalidad: la organización y finalidad en una oficina depende mucho de las características cada organización o empresa. CTIVIDADES DEL OFICINISTAS
Las actividades de oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de organización. Sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de un oficinista se puedes señalar lassiguientes:
TOMAR NOTA Y TRANSCRIBIRLAS:
De manera que se facilite la redacción de comunicaciones escrita bien organizada.
Todas, absolutamente todas las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse, además, de forma eficiente. De no hacerlo así, la empresa pierde rápidamente el contacto con la sociedad, y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el fracaso final es inevitable.Las organizaciones disponen de una amplia variedad de canales de comunicación: Blogs, correos electrónicos, reuniones, cartas, llamadas telefónicas, video conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios...
Sin embargo, aunque los canales sean muchos y muy variados, las formas concretas en que las empresas emiten y reciben mensajes siguen siendo básicamente la palabra y la escritura. Laescritura asume un papel claramente protagonista en la comunicación empresarial:
* Por la seguridad que proporciona.
* Por su capacidad para contener informaciones complejas.
* Por su aptitud para usarse en momentos y lugares distantes

REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIA:
Se refiere a la preparación, concepción y organización de mensajes relacionados con las actividades de la oficina. Estos mensajespueden ser emitidos a

Funciones de la secretaria:

UNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías,contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
Recibe y envía correspondencia.
Opera la máquina fotocopiadora y fax.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadastelefónicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Toma mensajes y los transmite.
Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.
Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Actualiza el archivo de la unidad.
Distribuye lacorrespondencia de la unidad.
Elabora cheques.
Desglosa y entrega cheques.
Lleva control de caja chica.
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo,...