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Herramientas básicas y especiales para la elaboración de documentos electrónicos
2.1. Función archivística.
La Guía define la función archivística como el conjunto de actividades relacionadas
que contribuyen y son necesarias para cumplir los objetivos de salvaguardar y
preservar los documentos de archivo definitivos y asegurar que éstos sean accesibles
e inteligibles.
En concreto enlos documentos en formato electrónico, los archivos no son las únicas
entidades implicadas en el cumplimiento de la función archivística.
2.2. Documento de archivo.
En la Guía, documento de archivo es definido como información producida o recibida
durante el desarrollo de una actividad institucional o individual; dotado de contenido,
contexto y estructura suficiente para proporcionar laevidencia de esa actividad. Ese
concepto cubre todos los diferentes tipos de documentos de archivo producidos en
una oficina.
El principal objetivo de la creación y el mantenimiento de los documentos de archivo
es proporcionar la prueba necesaria para el funcionamiento de la organización y la
3ICA Study 16 - Electronic Records. Versión resumida realizada por el Grupo de Trabajo deDocumentos
Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas
demostración de las responsabilidades de la entidad colectiva o individual. Para ello,
un documento de archivo debe poseer ciertas características. La Guía subraya dos:
− Autenticidad: la permanencia a lo largo del tiempo de las características
originales del documento de archivo con respecto al contexto, laestructura y el
contenido; de manera que el documento de archivo sea verdaderamente lo que
pretender ser.
− Ser fidedignos: la capacidad del documento de archivo de servir de prueba
digna de crédito.
Otras fuentes, incluyendo la norma ISO 15489-1, confirmando la importancia de las
anteriores, suman otras dos características íntimamente relacionadas:
− Integridad: el hecho de que undocumento de archivo sea completo e
inalterable.
− Utilidad: la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un
documento de archivo.
2.3. Estructura.
El concepto de estructura está relacionado con la forma, cómo el documento es
archivado. A diferencia de lo que ocurre con los documentos de archivo tradicionales,
en los documentos de archivo electrónicos, la estructurafísica no es visible para el
usuario y es variable y dependiente del hardware y del software.
2.4. Contexto y metadatos.
El objetivo de la información contextual es proporcionar:
− la información necesaria para una comprensión completa y adecuada de los
documentos de archivo y de las actividades y operaciones con las que los
documentos están relacionados
− la información sobre losprocesos asociados a los documentos de archivo
(validación, migración, transferencia, etc.)
− la información para una eficiente preservación, acceso y recuperación de los
documentos de archivo a largo plazo.
La información contextual también ha de proporcionar la evidencia de la autenticidad,
de su condición de fidedignos y de la integridad de los documentos de archivo. El
contexto puede serpreservado a través de elementos internos (por ejemplo,
documentos de información anexa, ligados, números y códigos de referencia) y
externos (por ejemplo metadatos) a los documentos de archivo.
En la Guía, los metadatos son definidos como datos acerca de datos. La Norma ISO
15489 explica el concepto como información que describe el contexto, contenido y la
estructura de los documentosde archivo y su gestión a lo largo del tiempo. Los
metadatos pueden responder a diferentes propósitos, como la recuperación, la utilidad,
la autenticidad, el mantenimiento, la preservación, la valoración…
Desde el punto de vista de la organización que produce y gestiona documentos de
archivo, los metadatos pueden ser considerados en dos categorías:
− los que proporcionan información...