orden de compra





1. ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas.
Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pagodel bien o servicio; asimismo, se considera el detonador del proceso comercial.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido einiciar el proceso de facturación.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancías.

2. Proceso
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2.1 negociación comercial
Estafase del proceso inicia cuando el fabricante programa reuniones con los detallistas para comunicarles las características y beneficios de un nuevo producto, o bien, para negociar el precio y las condiciones comerciales de productos ya existentes. Una vez que el detallista acepta el nuevo producto o las modificaciones acordadas, el fabricante debe proporcionarle la información del mismo para ingresarla información a su sistema interno. Para aquellos productos que son comercializados de manera habitual por el detallista se crea un plan de surtido, en donde el detallista pondrá en consideración elementos tales como el nivel de desplazamiento que tiene el producto, el tipo y características de innovación, así como el desempeño en ventas de productos similares o existentes.
Durante y después dela creación del plan de introducción y desarrollo al mercado, el detallista discute el potencial del producto, efectúa la negociación del precio, la disponibilidad de la mercancía, así como la cantidad a ordenar, coloca el precio al consumidor y desarrolla estrategias para distribuir y exhibir el producto. Para el caso de introducción de nuevos productos, una vez hecha la selección se le solicitaal fabricante proporcionar información en un formato único. Esta información es entonces transferida a una variedad de áreas funcionales dentro de la organización.
2.2 Integración y sincronización de información
Una vez que el producto se ha vuelto parte del surtido, todos los atributos y características del mismo, deben estar disponibles para el detallista, esta información será integrada yse le añade información específica como la definición de los niveles de inventarios y el detalle logístico.
Los datos necesitan ser agregados desde diversas fuentes del fabricante y diseminados a todos sistemas del detallista. Todos los cambios necesitan ser comunicados y validados, para entonces actualizarlos en todos los sistemas de información. Logrando así asegurar la calidad de lainformación durante todo el proceso comercial.
2.3 Generación de orden de compra
Tradicionalmente, los detallistas compran productos basados en pronósticos de demanda construidos en función al nivel de ventas y desplazamientos, las órdenes de almacén, promociones planeadas, requerimientos del sistema automático de resurtido y la actividad de la competencia.
Estos pronósticos de demanda se combinan conel tiempo en que se incurre en abastecer la mercancía y de la cantidad económica destinada a la compra. La información sobre la orden del detallista es enviada al fabricante electrónicamente, a través de EDI, por sus siglas en inglés (Electronic Data Interchange) es el intercambio electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación a aplicación. Una vez que se recibe...