Ordenacion de series, subseries y expedientes

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Fecha 12 de junio de 2010 |
Actividad: Semana 5,6 y 7 |
Tema: Ordenación de Series, Subseries y Expedientes |

1. Conformar una empresa, precisar su misión, visión, objetivos y elaborar su respectivo organigrama.
2. Establecer sus secciones y subsecciones que conformen el fondo documental.
3. Elegir una unidad administrativa y precisar sus funciones.
4.A partir del numeral anterior, establecer las series y Subseries documentales que se originan.
5. Elegir una serie o Subserie documental con unidades documentales simples y una serie o Subserie documental con unidades complejas. Precisar cada una de ellas.
* Unidades documentales
* Tipos documentales que componen cada unidad.
Para una mejor comprensión emplear el siguiente cuadro:Fondo Documental |
Sección | Subseccion |
Serie | Subserie |
Unidad Documental |
Tipos Documentales |


9. Elabore el diagrama de flujo del procedimiento al que corresponde la serie o Subserie documental con unidades documentales complejas.
10. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada una de las series o Subseries elegidas.
11. Conformar el archivoprincipal de cada serie, con 10 unidades de conservación según el sistema de ordenamiento empleado, para ello, se deben emplear sus respectivas posiciones:
* Guías auxiliares (si se requieren )
* Guías principales
* Subguias (si se requieren).
12. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada unidad de conservación y establecer el orden en que debe ir cada documento en elinterior de la misma.



Desarrollo:
1. Descripción de la empresa
Laboratorios xy, es un laboratorio farmacéutico nuevo en Medellín dedicado a la fabricación de productos farmacéuticos sólidos (tabletas), líquidos (jarabes) y semisólidos (polvos en suspensión y cremas) que cuenta con las tres áreas de fabricación una bodega general de recepción y despacho.
Especializado enmedicamentos genéricos de alto volumen, bajo costo y excelente calidad, que igualmente se maneja la fabricación de cosméticos sofisticados, en donde se maximice la capacidad instalada y el Know How de su personal.

Misión: Fabricar y suministrar medicamentos genéricos, productos cosméticos y veterinarios, con un óptimo nivel de confiabilidad y calidad, asequibles  a la sociedad y a los sistemas desalud.

Visión: En el año 2012, ser el laboratorio farmacéutico colombiano modelo en la fabricación de medicamentos, que genere beneficio social y sea económicamente exitoso. Destacarnos como una organización competente, innovadora y en permanente aprendizaje.           
Ser un socio estratégico para los diferentes grupos de interés del sistema de salud como proveedor de medicamentos.
Colaborarpermanentemente con empresas, instituciones, Universidades y Ong’s.
Política de calidad: diseña, desarrolla, produce y comercializa medicamentos, productos cosméticos y veterinarios efectivos, confiables y seguros, garantizando el suministro oportuno del portafolio de productos a sus clientes, buscando en todas sus acciones crear y mantener INTEGRALIDAD* en sus colaboradores, procesos y productos,mediante un sistema de gestión que incluye competitividad, innovación y continuo aprendizaje.





2.
FONDO DOCUMENTAL LABORATORIO FM |
Secciones | Subsecciones |
Junta de Accionistas | |
Junta Directiva | |
Gerencia General | |
Calidad | Coordinador de Aseguramiento e InspecciónCoordinador de Documentacióny Asuntos Regulatorios |
Producción | MantenimientoFabricación EmpaqueBodega |
Ventas | Vendedores |
Financiera | Contabilidad |
Secretaria General | Personal |







3. La unidad elegida es el área de producción donde se realizan la solicitud de materia primas para la fabricación de productos farmacéuticos, se realizan las ordenes de producción, programan las...
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