Organigramas de empresas

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  • Publicado : 21 de septiembre de 2010
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Archivo numerico
En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.  Cada documento se ordena conforme a unnúmero sin considerar ningún otro elemento.  Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistemaes especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema paraarchivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otrasrazones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo
- Clase de documentos quese archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período, forma en que son solicitados los documentos(alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.Procedimiento para archivar:
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos  estén listos para ser archivados); clasificar,(decidir bajo que nombre searchivará);codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificación); distribuir( los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación;guardar(Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas)
Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día.
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