Organizacion de documentos

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  • Publicado : 22 de septiembre de 2010
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El archivo y la importancia de su organización: es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuya finalidad es organizar, clasificar y conservar toda ladocumentación, muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de manera tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan serlocalizados fácil y rápidamente, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia delas organizaciones en un entorno cada vez mas exigente.

OBJETIVO:

Aplicar los procedimientos archivísticos, gestionar o administrar la información la cual se ha vuelto cada vez más necesariapara la organización, permitir la localización y utilización oportuna i efectiva de la información.

SABER:

1. ¿Que es archivar?
Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar losregistros de una empresa en forma que puedan ser ubicados fácilmente.

2. ¿Qué es Clasificación?
Identificar y establecer las categorías (función raíz del asunto al que se refiere el documento enconcreto) o grupos de documentos dentro de los parámetros establecidos que reflejan la estructura de la entidad o área a la cual pertenecen.

3. ¿Qué es Ordenación?
Ubicación física de los documentos ensecuencia cronológica o alfabética dentro de las categorías definidas en la clasificación.


4. ¿Qué es Descripción?
Análisis de los documentos de archivo en representaciones que permitan suidentificación y localización oportuna e inmediata.

5. ¿Qué Organización?
Es el producto de realizar adecuadamente los procesos de clasificación y ordenación, de no ser así se puede afirmar queno hay adecuada organización, ya que se pueden tener archivos bien clasificados pero mal ordenados.

CONCLUSIÓN: en mi entidad considero que hay mucho por hacer y para ello es indispensable los...
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