Organizacion De Eventos Publicos

JUSTIFICACION
Se realizo este trabajo con el fin de aprender mas sobre lo que es organización de un acto publico cuales son los pasos a seguir las reglas y como debe ser. Además se investigo sobre lo que es la oficina de protocolo y ceremonial desconozida para muchos, cuales son sus funciones y demás temas y se estudio lo que es con respecto a la colocazion de las banderas como deben colocarseorden por que esto y por que es otro.
ORGANIZACION DE UN EVENTO.
Cuando decidimos realizar un acto, lo primero que debemos hacer: planearlo, organizarlo y al final evaluarlo.
Para planear, debemos pensar:
a) Motivo del evento
b) Lugar del evento
c) Fecha y horario
d) Invitaciones
a quien vamos a invitar
para que lo vamos a invitar
tiempo de envió y confirmaciones
e) ProgramaOrden del día de los actos oficiales
Inauguración a cargo del maestro de ceremonias.
Presídium, razones que lo justifiquen
Ordenación de autoridades, representaciones e invitados especiales.
Ponentes, debemos solicitar curriculum a cada uno de ellos y mencionar el tiempo de su intervención, asimismo solicitar el tema de su ponencia por escrito para publicarlo e informar en el boletína los medios. Debemos preguntar al ponente las necesidades en su presentación.
Atención y ubicación de medios
f) Programa social y cultural para participantes e invitados

g) Logística, necesitamos contar con un equipo técnico para poder atender:
a) Sonido
b) Iluminación
c) Pódium
d) Mesa presídium
e) Agua
f) Limpieza del lugar

h) Diseño del escenario
i) Hacer revisión de nuestrolistado antes del inicio del evento.
j) Evaluación del Evento



Para organizarnos: debemos hacer la visita oficial del lugar sede así como del recinto en donde se desarrollara nuestro evento.

Formación de comités, cada comité deberá contar con un coordinador que será el responsable de asistir a las reuniones con la coordinación general y de tomar acuerdos.
Los comités deberán detener reuniones previas, para planificar y verificar el desarrollo de cada una de sus responsabilidades.
Deberá haber tantos comités como sean necesarios , atendiendo las siguientes necesidades:
A. Planos de la ciudad y las rutas para desplazarse, así como la transportación aérea y terrestre.
B. Hospedaje y recorridos dentro de la ciudad.
C. Supervisión del lugar y logística, para ellonecesitamos:
Comunicación con el responsable a través de un directorio de sus comités y coordinadores.
Supervisión interna del recinto, atendiendo a rutas de evacuación asegurándose de que los ingresos no estén bloqueados.
Seguridad del lugar y de los invitados
Teléfonos de emergencia (ambulancias locales, paramédicos y contar con un botiquín).
Verificación de las instalacioneseléctricas, sanitarias y de mobiliario.
Contar con extintores en óptimas condiciones
Contar con mampara segura y con texto legible de respaldo para el presídium, así como pantallas para proyectar tanto el logo de la institución como las presentaciones de los invitados

D. Es necesario contar con un Técnico en sonido mismo que se encargara de hacer pruebas previas al evento yatender al equipo en el desarrollo del mismo.

E. Debe haber un comité de recepción de invitados, mismo que supervisará previamente las tarifas de hospedaje, las condiciones en que se encuentren las habitaciones, así como solicitar que en la pantalla de ingreso del hotel aparezca el texto de bienvenida para los participantes. Deberá también colocar los programas generales y el orden del día del actoprotocolario en cada habitación, así como el teléfono de la coordinación, de ser posible ofrecer un coctel de bienvenida para el grupo como un rompe hielo.

F. Un comité para la organización de eventos:
1.- El evento oficial: Acto cívico deberá contarse con la
Bandera nacional y la local.
Escolta y banda de guerra
Himno Nacional grabado o musicalizado
Un ensayo previo con el...