Organizacion de un proyecto

Organización de un proyecto

Autor: Francisco Pérez-Polo Gil, PMP.

Introducción

El objetivo de este artículo es reflexionar sobre:

1. 1.       En qué consiste organizar un proyecto.

2. 2.       Cómo determinar los participantes necesarios en un proyecto.

3. 3.       Cómo asignar responsabilidades a los participantes en el proyecto.

4. 4.       Cómo definir y representargráficamente la interdependencia entre los participantes en el proyecto.

 

Organizar un proyecto.

Organizar, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, es: “Establecer o reformar una cosa, sujetando a reglas

•         el número

•         orden

•         armonía

•         dependencia

de las partes que la componen o han de componerla”.

Organización, segúnel mismo diccionario, es asimismo: “Disposición, arreglo, orden”.

 

Aplicando esta definición a un proyecto, organizar el proyecto es dotarle de las reglas necesarias para que sus miembros y aquéllos con quienes interaccionan estén en condiciones de realizar armoniosamente el trabajo del proyecto... y sujetarlos a ellas.

Un proyecto organizado se caracteriza por:

5. 1.       Todos losparticipantes persiguen un mismo objetivo.

6. 2.       Cada participante sabe:

1. 1.    Qué se espera de él en el proyecto.

2. 2.    Qué grado de competencia debe tener para realizar su trabajo.

3. 3.    Cuáles son sus responsabilidades y atribuciones.

4. 4.    Quién le asigna el trabajo y qué espera del participante en cada momento.

5. 5.    De quiénes depende eltrabajo del participante y qué debe exigirles.

6. 6.    Quién depende del trabajo del participante y qué espera de él.

7. 7.    Quién juzgará la calidad del trabajo del participante.

Hay que asegurar:

7. 1.       Una percepción única en el equipo y en las demás partes interesadas de qué ha de producir el proyecto.

8. 2.       La estructuración del trabajo en sus partes componentes ysu reparto entre los participantes en el proyecto. (La matriz de asignación de responsabilidades, la definición de los paquetes de trabajo y de las actividades).

9. 3.       La identificación de todos los recursos, el compromiso de su asignación y su asignación.

10. 4.       Que todos los interesados participantes en el proyecto:

8. •         Equipo del proyecto y directores de lasfunciones aportadoras de recursos.

9. •         Cliente.

10. o        Ejecutivo Patrocinador,

11. o        directores de las funciones usuarias,

12. o        usuarios finales,

13. •         empresas envueltas en el proyecto,

11. conozcan y se comprometan con:

14. •         Sus responsabilidades en el proyecto (Representadas por la matriz deresponsabilidades y por sus descripciones de puestos, si existen).

15. •         El sistema de delegación. (Representado por el diagrama organizativo).

12. 5.       La vigencia de todo lo anterior a lo largo del proyecto.

 

El proceso de Planificación de la Organización del Proyecto produce como resultados principales:

•         La identificación de las funciones / entidades participantesen el proyecto

•         La identificación de las necesidades de competencias (tipos de especialistas) en el proyecto y para qué se necesitan.

•         La Matriz de Asignación de Responsabilidades.

•         El Diagrama Organizativo del Proyecto.

•         La Descripción de los Puestos de Trabajo.

Matriz de Asignación de Responsabilidades

Una matriz de asignación deresponsabilidades es una representación tabular de la asignación de los distintos papeles o funciones que los participantes en el proyecto juegan en cada componente de la Estructura de Desagregación del Trabajo (EDT).[?][1]

La definición de matriz de asignación de responsabilidades contenida en la Guide to the Project Management Body of Knowledge[?][2] es: "Una estructura que relaciona la...