Organizacion documental

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Indice de Contenidos

INTRODUCCIoN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIoN DOCUMENTAL..................................................................................... 2
REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIoN Y DOCUMENTACIoN............................................................................... 4

1.1. El archivo:...........................................................................................4
1.2. El registro:........................................................................................... ~
GESTIoN DOCUMENTAL EFICAZ ................... 11
2.1. Documentos en la organizacion ........................................................... 11

2.2. Elementos esenciales de undocumento................................................ 15
2.3. ZComo registrar la documentacion ?...................................................... 16
2.4. ZComo registrar correspondencias ?...................................................... 1#
2.5. ZComo archivar la documentacion ?...................................................... 22

2.6. Requisitos que deben cumplir lasbibliotecas: los diez mandamientos de
HarryFaulkner-Brown.................................................................................... 23
LA ORGANI ZACIoN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO• 25
3.1. Fisico (manual) .................................................................................. 25
3.2. Electronico(informatizado).................................................................. 32

MAPA CONCEPTUAL 39
BIBLIOGRAFiA 41
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INTRODUCCION A LA COM PETENCIA DEFINIDA COMO
GESTION DOCUMENTAL

Definición de la competencia: Conjunto de conocimientos necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

Conocimientos y Capacidades definidas para esta competencia:Conocer el vocabulario asociado a la documentación (indice, clasificación, asunto, tema, etc.) Tener conocimiento de la organización de documentos dentro del archivo (manual e informatizada), asi como de los elementos necesarios para proceder al registro de documentación.

Objetivos de aprendizaje. i,Que conocimientos y capacidades
vas a alcanzar una vez estudiado elcontenido del manual?

n Conoceras los terminos principales asociados a la gestión de la documentación. Sabras que es un Indice, una clasificación, un asunto, etc.

n Tendras capacidad para organizar la documentación asociada a tu ocupación.

n Seras capaz de consultar un catalogo bibliografico y un fondo documental departamental.n Sabras registrar las entradas y salidas de documentación.

2
Gestión Documental nivel 1
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Resumen de los contenidos del manual

En este manual encontraras los conocimientos elementales asociados a la gestión de la documentación.

En primer lugar hablaremos del archivo y el registro de documentación, donde indicaremos enque consiste cada uno, asi como los diferentes tipos existentes y el por que de llevarlos a cabo.

El segundo punto estara dedicado a la realización de una gestión documental de manera eficaz. Nos referiremos a los tipos de documentos existentes, a los elementos que conforman un documento, y cómo deben realizarse correctamente los registros o archivos, asi como expondremoscómo debe ser una biblioteca.

Finalmente, en la tercera parte, indicaremos cómo debe ser la organización de documentos en el archivo, tanto si se lleva a cabo de manera fisica (manual) o de manera electrónica (informatizada).

3

Gestión Documental nivel 1
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1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION

|1.1. El archivo:...
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