Organizacion documental

Administración Pública

TEMA 8: SISTEMAS Y TÉCNICAS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

EL ARCHIVO
Concepto de archivo
(Ley del Patrimonio Histórico Español): “Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura,la información y la gestión administrativa.” (...) “Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.” Es decir, archivos son tanto los fondos documentales (los “conjuntos orgánicos de documentos”) como las instituciones donde se conservan dichos fondos (por ejemplo, elArchivo General de Indias). Debe entenderse por “documento” el concepto en sentido amplio que se dio en el tema 7: es decir, la información en cualquier soporte (papel, celuloide, magnético, etc.). Como puede verse, la actividad de las “instituciones culturales” que reúnen los archivos tienen tres finalidades básicas respecto a la documentación: Reunir: deben agrupar toda la documentaciónespecífica de su área en su mismo archivo, a fin de facilitar su localización. Conservar: deben evitar que dichos documentos se extravíen o deterioren, realizando las tareas de restauración que fuesen precisas. Ordenar: deben organizar la documentación de forma que se facilite su localización. Difundir: la misión última de un Archivo, es poner a disposición de los interesados sus fondos, e incluso promoversu conocimiento.

Clases de archivos
Según la titularidad de la institución:
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Públicos (como los de las Administraciones Públicas). Privados (por ejemplo, los eclesiásticos: los registros parroquiales, por ejemplo). Locales. Regionales. Generales o Nacionales. De Gestión. Centrales. 1

Por el ámbito territorial:
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Por la antigüedad de la documentación conservada:
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Intermedios. Históricos.

Esta última clasificación responde al proceso de almacenamiento de los documentos en la Administración Pública atendiendo a su antigüedad. El proceso se explica en el párrafo siguiente:

Fases de conservación de los documentos
Archivos de gestión En él se conservan los documentos que están en tramitación, en expedientes que permanecenabiertos, hasta un plazo máximo de 5 años. También se llama “archivo de oficina”, puesto que están próximos a los organismos que los necesitan para su gestión. Pasado ese plazo, o bien cuando el expediente está ya cerrado y el procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente. Archivos centrales Aquí están los expedientes definitivamente cerrados, pero que aún podrían consultarse en búsqueda deantecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la Administración General del Estado, existe un Archivo Central en cada Departamento Ministerial. Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez años, pasados los cuales, se transfieren al archivo siguiente. Archivos intermedios Aquí están los documentos cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se vanclasificando de cara a su interés histórico. En este archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, de selección de aquellos archivos que merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo a la eliminación del resto. Esta función de archivos intermedios lo hacen el Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares) para los documentos de la Administración Central, y los ArchivosHistóricoProvinciales, para los documentos de las administraciones periféricas del Estado (Delegaciones de Gobierno, Direcciones Provinciales, etc.) Los archivos se conservarán por un periodo de diez a quince años. Los que sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente. Archivos históricos Aquí van a parar aquellos documentos que se consideran de interés permanente para las futuras generaciones....