Organizacion Documental

1. fondos documentales de la empresa de servicios públicos del Doncello –Caquetá son abiertos y se manejan así:
 fondos abiertos: deben ser tratados tal como lo estipula la ley 594 del 2000 leygeneral de archivo.
 La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada.

 la apertura e identificación de las carpetas debe reflejarlas series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.


 se identificará el expediente mediante un rótulo, el cual deberá contener el nombre de la respectiva unidadadministrativa, identificación del área y grupo, series y subseries, número de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas.

 los tipos documentales que integran las unidades documentales delas series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

 las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar yrotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, Subsección, serie, subseries, número de expediente, número de folios y fechas extremas, númerode carpeta y número de caja si fuere el caso.
 no deben utilizarse las carpetas a-z como medios de conservación (como archivo inactivo).
 la foliación deberá realizarse en cada documento en suparte superior derecha con números arábigos (1, 2, 3, etc.), con lápiz hb.
 cada expediente no debe contener más de doscientos (200) folios.
 la aplicación de las tablas de retención documental debeejecutarse a todos los documentos producidos y/o recibidos en la dependencia o unidad a partir del año 2001.
 las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en latabla de retención documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando...