Organizacion Y Metodos

CAPITULO 7: FORMULARIOS.
El uso de los formularios ha constituido la base fundamental de los sistemas, siendo una de las principales herramientas de la administración. Su importancia y utilidad ha creado la necesidad de administrar su diseño y control de la manera más eficiente.
Es de interés para las oficinas que utilizan formularios, conocer las técnicas que se emplean para lograr que losmismos presten la mayor utilidad posible.
Vale la pena recordar que antes que aparecieran los procesos de datos integrados y computadoras electrónicas, los formularios constituían la base sustantiva de los sistemas.
La recopilación de datos se efectuaba con el concurso de los seres humanos; por ejemplo: el mecanógrafo que seleccionaba la información de una factura basándose en el talón deembarque, de esta manera en cada puesto de proceso se desarrollaba un paso de formulario a formulario.
En la organización, existe la necesidad de establecer comunicación que permita la interrelación de todos los integrantes de la misma, es necesario recordar los tipos de comunicación:
Descendente.- son órdenes emitidas de un nivel jerárquico superior a otro inferior.
Ascendente.- son aquellassugerencias de los subordinados a los jefes con el propósito de mejorar algo.
Horizontal.- son las relaciones entre jefes y empleados de un mismo nivel jerárquico, en diferentes unidades administrativas.
Generales.- se refieren a los siguientes:
* Boletines
* Circulares
* Sistemas audiovisuales
En toda empresa se debe determinar la naturaleza del material informativoa transmitir, éste puede clasificarse en:
* Rutinario.- contiene datos repetitivos y de información sistemática.
* Original.- se utiliza para la preparación de informes especiales no repetitivos.
* Mixto.- es la transmisión conjunta de las informaciones rutinarias y de la información, para lo cual puede utilizarse formularios, memorandos, informes contables y presupuestos, oficios,etc.
DEFINICIONES:
El formulario es un papel que contiene datos pre impresos y espacios en blanco, en el cual se anotaran los datos que servirán para realizar operaciones de diversa naturaleza.
CARACTERISTICAS:
* Agilita o entorpece una actividad
* motiva al usuario positiva o negativamente
* incentiva para dar información
* obstaculiza procedimientos
* produce despilfarro demateriales, equipo, personas, etc. que el empresario detecta muy rara vez.
Cuando se estudian los procedimientos de muchas organizaciones, lo último que se toma en cuenta son los formularios, siendo esta la causa de que un buen numero de procedimientos a implantar no tengan éxito.
El desconocimiento para la elaboración de los formularios es causa de la anarquía que existe en este campo.DISEÑOS DE LOS FORMULARIOS
Un buen diseñador conoce la mejor forma de agrupar los datos; en un formulario se distinguen títulos y subtítulos, bajo estos van una gama de datos que se agrupan de acuerdo a la relación que guardan con el titulo respectivo.
La medida en el diseño de formularios es la pulgada, toda vez que varios equipos y máquinas tienen la misma referencia.
Se debe tomar en cuenta:* El papel puede ser de distintas calidades, pesos, tamaños, y colores.
* Líneas y letras según el diseño y procedimiento
* Maquinas utilizadas en las actividades
* Equipos y procedimientos de fabricación
* Estética o forma de presentación
Los formularios mas comúnmente utilizados son:
* Membretes
* Solicitudes de empleo
* Declaraciones de impuestos sobre la renta* Encuestas
* Currículos vitae
* Roles de pago, etc.
Se exceptúan como formularios las:
* Circulares
* Instructivos
* Invitaciones para varios actos, etc.
Existen formularios que no requieren se escriba en ellos como.
* Marcas
* Boletos, etc.
FUNCIONES DEL FORMULARIO
Para autorizar, dar instrucciones o información. Ejemplos:
* Ordenes de pago, pedidos,...