Organizaciondocumenta
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Publicado: 13 de junio de 2012
Institución o persona física o jurídica en el curso de sus actividades y que ésta guarda por necesidades de información y testimonio.
En los archivos históricos poseedores de varios fondos y colecciones documentales, el Tratamiento de éstos ha experimentado una renovación total con la aplicación del principio deprocedencia, que ha permitido identificar e independizar cada uno de dichos fondos y sus series documentales, estableciendo las agrupaciones documentales más convenientes, en distintos niveles, para su posterior descripción normalizada. La utilización de la norma ISAD (G) se ha generalizado en estas tareas.
Sin embargo, la organización de la Archivalía (el Archivo como conjunto de fondos ycolecciones), y su posterior descripción conjunta tropiezan con ciertas dificultades, pues las agrupaciones utilizadas tradicionalmente, llámense secciones, grupos de fondos o similares, no responden, muy a menudo, al principio de procedencia, y su descripción en las guías deja fuera elementos que están mejor recogidos en la ISAD (G). Hay que normalizar, por tanto, las agrupaciones por encima del fondo,creando cuadros de clasificación generales del Archivo que respondan a dicho principio, y resolver los problemas que plantea la aplicación de la normal SAD(G) a su descripción, en cierta manera similar a los planteados al describir con ella colecciones documentales
Se ha llegado a un consenso general, en el campo de la Archivística, en relación con el tratamiento de los archivos históricos,custodios con mucha frecuencia de distintos y múltiples fondos y colecciones documentales, con la aplicación del principio archivístico por excelencia, el de procedencia.
Este principio permite identificar e independizar cada uno de los fondos documentales, y las agrupaciones de que se componen, - siendo la serie el más significativo de los niveles de dichas agrupaciones -, existentes entre eldocumento y el fondo, y que plasmaremos en el cuadro de clasificación de cada fondo documental.
Estos niveles, a su vez, permiten una representación, es decir, una descripción, jerarquizada, interrelacionada y diferenciada en cada uno de ellos, en cuanto a intensidad y contenido informativo, yendo de lo más general a lo más específico. La norma internacional de descripción archivística ISAD (G)1permite efectuar este tipo de descripción, y consecuentemente, facilita el intercambio de información, y el acceso por navegación jerarquizada a través del cuadro de clasificación del fondo, y el acceso horizontal a través de descriptores y de nombres de personas, familias e instituciones, cuya normalización nos facilita la norma ISAAR(CPF)2.
Así pues, aparentemente, ha quedado resuelto elprincipal problema para el intercambio y comprensión de las informaciones, hasta el nivel del fondo documental, incluido, y esto salvando el hecho de que no está tan claro que contenido damos a palabras de utilización frecuentísima, pero que a menudo usamos con significaciones o con matices diferenciados, incluso dentro de un mismo país: archivo, procedencia, fondos, tratamiento, identificación,agrupaciones documentales, clasificación, descripción.
Clasificación y ordenación de la Archivalía (fondos y colecciones
Documentales)
La necesidad de clarificar la aparente sinonimia de las voces clasificación y ordenación, y llegaba a la conclusión de que al hablar de clasificación en los archivos nos referíamos a tres operaciones diferentes. Una de carácter más general, queconsiste en reconocer, definir y concreta los grandes grupos constituyentes del Archivo (secciones, series orgánicas, secuencias por materias, colecciones, etc.) considerando la morfología y la configuración pre archivística de los fondos y diseñando el plan que provisionalmente debe seguirse para organizar el conjunto documental. Esta actividad – decía – podría denominarse
“ Estructuración...
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