Organizador de eventos

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  • Publicado : 25 de abril de 2011
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Un organizador de fiestas es aquella persona que por su experiencia, trayectoria y contactos puede ayudarte a que evites los retrasos y las fallas en la planificación y puede reducir de manera significativa los costos de tu fiesta.
El organizador puede darte asesoría sobre cada uno de los servicios y rubros que son necesarios para la fiesta y asesorarte en cuanto a la imagen integral de lafiesta y de los agasajados.
¿Por qué contratar un organizador?
• Al poder derivar las decisiones, seguimientos y problemáticas típicas que surgen de la planificación de una fiesta, se evita el estrés habitual y la llegada de la fiesta no representa "el fin del caos de organizar", sino "el principio de una noche inolvidable"
• Tendrás una mejor gestión del presupuesto, porque él se encargará decontratar las mejor opciones en relación precio/calidad.
• El organizador no te representará un cargo extra, porque en general el pago surge de los descuentos especiales que recibe de los proveedores
• El organizador se encarga de la elección y seguimiento de los servicios durante el proceso de preparación y el día de la fiesta es quien se ocupa de coordinar a todos los proveedores y responder acualquier  inconveniente que pueda surgir en el trascurso de la fiesta
• Al estar abocado a la realización de la fiesta, percibirá todos los detalles menores que en general dejamos escapar, o bien por no percibirlos o bien porque no podemos dedicarles tiempo
Al encargarse de analizar y seleccionar los proveedores, te permite ahorrar tiempo y evitar malos entendidos ya que con su experiencia sabeseleccionar proveedores en función de lo que vos estés buscando.

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y elcronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

• Objetivos

Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes deemprender la fase de planificación – muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos o Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.

• Comité de planificación y el papel del coordinador

Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante,además de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, público beneficiario, etc.). Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación. Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones. A fin decontrolar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para ordenar pagos.

• Público beneficiario

Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta. o Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente,cualquier desequilibrio en la demanda. o Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet.

• Presupuesto

Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible. o Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para...
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