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Creación y organización de tareas.


En este capítulo se aprenderá a:
• Crear y actualizar las tareas.
• Organizar y gestionar las tareas.
• Asignar tareas a otras personas.

Las listas detareas a llevar a cabo escritas en trozos de papel o guardadas en agendas voluminosas resultan difíciles de gestionar y además es muy fácil que se pierdan. Microsoft Outlook ofrece la posibilidad desustituir estas listas por una lista de Tareas de fácil mantenimiento y mucho más potente. Utilice Outlook para crear una lista de tareas, realizar un segui¬miento del progreso de las tareas y asignartareas a otras personas. Outlook además ofrece varias formas de organizar las tareas para facilitar la gestión de las mismas.

Creación y actualización de las tareas
Puede crear y almacenar una listade tareas para cualquier actividad que de¬see recordar, y realizar un seguimiento de las mismas. Para cada tarea, es posible especificar una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. La fecha queaparece en la lista de Tareas será la fecha de inicio. Aquellas tareas que no han sido completadas antes de su fecha de finalización se visualizarán en color rojo para indicar que están pendientes.También es posible establecer la prioridad de una tarea (Alta para aquellas que son urgentes, y Normal y Baja para las tareas que son menos importantes). Al igual que ocurre en las citas, puedeestablecer un aviso para las tareas.
Las tareas pueden repetirse en intervalos regulares o en intervalos basados en la fecha en la que se dará por completada. Por ejemplo, es posible crear una tarea pararecordarle la revisión del estado de un proyecto cada siete días. Si realiza la revisión cada viernes y marca la tarea como completada antes de la fecha de finalización, Outlook marcará la mención de latarea en el siguiente viernes como vencida. Las tareas que han sido creadas para que se repitan en un intervalo regular aparecerán en ese intervalo independiente¬mente del estado de las menciones...