Papel del administrador documental

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  • Publicado : 31 de mayo de 2011
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PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Gestionar la documentación oficial se ha vuelto cada vez más necesario para las entidades, debido a que la información se ha reconocido como un recursonecesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hacerelevante la creación de directrices internas que orienten este proceso.

El Grupo de Gestión Documental es el encargado de ejecutar las actividades administrativas y técnicas, tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida en la entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Los programas de GestiónDocumental están definidos en las normas legales vigentes en especial la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), Acuerdo 060 de 2002 “Por el cual se establecen pautas para la administración de lascomunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, y demás reglamentación vigente.

Bajo este concepto, se elaboró el Manual de Gestión Documental endonde se realizó la compilación de los lineamientos que aplican en la administración de las comunicaciones oficiales en la entidad para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades quesustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas conel flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los servidores públicos en sus gestiones administrativas y legales asícomo en la implementación de procedimientos archivísticos.

Sus objetivos apuntan a la normalización sistemática del programa de gestión documental en términos de procesos durante el ciclo vital del...
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