Papel del contador en la adquisicion del software contable

SOFTWARE CONTABLE

Un Software contables un programa de contabilidad o paquete contable, destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control deinventarios, balances, producciónde artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Actualmente las características de los Software contables, exigidas por los usuarios han permitido que en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren en relación al pasado.Así tenemos que hoy en día losSoftware Contables, son integrados entre la parte de gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en línea, es decir,en tiempo real. La época de los programas modulares independientes está pasando, ya que los empresarios aun en las pyme, exigen integración total entre todos los módulos de sus aplicaciones.

Para la selección del software el contador debe identificar primero lasnecesidades de la organización dependiendo de las actividades que realiza, pero ante todo el contador debe conocer muy bien a la empresa, cuales son las características del negocio y los ambientes en el cual se desempeña sean estos internos o externos y evaluando el grado de desarrollo de los sistemas informáticos que en el momento este utilizando.
El contador debe estar informado sobre losdiferentes paquetes de software contable que se ofrecen en el mercado y los casos de éxito y fracaso en la implantación de ellos en las empresas. Además evaluar si el software cuenta con las exigencias regulatorias en materia de información contable.

PAPEL DEL CONTADOR PÚBLICO EN LA ADQUISICION
DE UN SOFTWARE CONTABLE

Para muchas empresas, seleccionar mal un software contable puede resultartodo un desastre, y este error recaerá sobre el contador público, ya que tiene la responsabilidad de asesorar de manera correcta a la alta gerencia en la adquisición adecuada del software.

Para que el contador pueda hacer una buena elección y se sienta seguro de que la decisión que tomóes la correcta, se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. RECONOCIMIENTO
Éste primer paso, hacereferencia a que inicialmente debemos educarnos en todas las opciones que estén disponibles en el mercado. Para ello, hay que recurrir a varias fuentes de información:
 Colegas en otras empresas
 Periódicos
 Internet

2. REALIZAR MATRICES
Este es el proceso más largo, pero que al final termina siendo el que más satisfacciones generará. En este paso, lo indicado es realizar una lista enExcel que incluya las siguientes columnas:
 Nombre del Software
 Teléfono
 Página web
 Valor (para mi empresa)
 Tiempo promedio de implantación
 Características (esta parte de la lista debe ser personalizada y adecuada a las necesidades específicas que requiera la empresa)
 Módulos incluidos
 Plataforma
 ¿Hay necesidad de comprar licencias o computadores adicionales?
 ¿Cuantosusuarios maneja?
 Empresas en donde está instalado (con nombre del contacto. Pedir esto al vendedor del software; será el punto más útil de esta lista)

3. ELIMINAR LAS OPCIONES MÁS DÉBILES
Seleccionar un buen paquete de software contable comienza por eliminar los paquetes que no se ajustan a la realidad de la organización.
4. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Regularmente, el software contablees distribuido de dos formas: por la casa matriz, o por distribuidores autorizados.
En ambos casos, es importante conocer quién se hará responsable por la instalación en su organización, cómo será el soporte, y si tienen personal para que se desplace o proporcione ayuda cuando se necesite. Lo ideal sería pedir una cita para que hagan una demostración, con esto, se podrá medir la gestión del...