Partes de los documentos administrativos

Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento.

i.

ENCABEZAMIENTO
Se da el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, sumilla, denominación del año, lugar y fecha, codificación, datos del remitente, destinatario,asunto y referencia.

MEMBRETE
El membrete es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mínimo, los siguientes elementos: 1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio

1.2. En las entidades privadas, el nombre o razón social de la empresa o entidad:OBSERVACIONES: a) El membrete, además de los elementos mínimos que hemos señalado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras referencias de interés. Ejemplos:  MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA  EMPRESA DE TRANSPORTES "JESÚS OBRERO" S.A. Av. España 234, Telf. 4537651 LIMA -PERÚ  LIBRERÍA Y DISTRIBUIDORA "LA CATÓLICA" Útiles de escritorio, papelería yTextos escolares y universitarios Jr. Asamblea 304, Telefax 879854 – AYACUCHO

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b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:  En el papel A4, a un centímetro y medio de los bordes superior e izquierdo  En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio, a uncentímetro de los mismos bordes.

c) A pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayoría de los documentos, puede variar su ubicación imprimiéndose especialmente en la parte superior central del papel. d) En la impresión de los membretes debe existir armonía o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompañarlos. e) Almembrete también se le nombra "timbre".

f) El papel membretado o timbrado se emplea únicamente para redactar documentos oficiales, o sea, sólo para aquéllos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del más alto nivel jerárquico, porque su impresión resulta a veces costosa. g) Se utiliza en el memorándum y el oficio.

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SUMILLA
Es el resumen de lo solicitado y se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es importante porque evita la lectura de todo el contenido.  Debe estar presentada en tercera persona (solicita).  Debe ser claro y especificar lo que se quiere. Ejemplo: SOLICITA: Certificado de estudios SOLICITA: Examen de subsanación. ***La sumilla solo seutiliza en la solicitud. ***

DENOMINACIÓN DEL AÑO
El nombre del año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el año de 2007 ha sido denominado: "AÑO DEL DEBER CIUDADANO"  Cada año calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominación que otorga a cada año, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, opretende reconocer algún acontecimiento de trascendencia para nuestro país.  Esta denominación del año debe escribirse o imprimirse en toda comunicación escrita de carácter oficial que se difunde en las instituciones públicas.  El nombre del año se ubica en la parte céntrica superior de la hoja. Se escribe con letras mayúsculas y entre comillas. Se utiliza en el oficio.  UBICACIÓN DEL NOMBRE DELAÑO Observaciones: a) Algunas instituciones que utilizan abundante documentación oficial hacen imprimir el nombre del año en una cantidad determinada de hojas, más o menos en la que necesitan para usarlas durante el año; pero, en cambio, otras, emplean sellos rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran. Recurren a estos sellos, con la finalidad de no quedarse...