NOMBRE: Gloria Nancy García Hernández

FECHA: Febrero 20 de 2011

ACTIVIDAD: Semana 2,3 y 4

TEMA: Pasos Metodológicos para la clasificación documental
NOMBRE: Gloria Nancy García Hernández

FECHA: Febrero 20 de 2011

ACTIVIDAD: Semana 2,3 y 4

TEMA: Pasos Metodológicos para la clasificación documental

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) Identifica el Fondo o los Fondos Documentales de laEntidad donde laboras, establece si son abierto, cerrados y/o acumulados y determina el tratamiento que se le (s) debe dar si son varios.

Los Fondos Documentales de la Entidad donde laboro Alcaldía de Restrepo Valle del Cauca son ABIERTOS Y ACUMULADOS y se manejan de la siguiente manera:

FONDOS ABIERTOS: DEBEN SER TRATADOS TAL COMO LO ESTIPULA LA LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO.

*LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEBE BASARSE EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEBIDAMENTE APROBADA.

* LA APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LAS CARPETAS DEBE REFLEJAR LAS SERIES Y SUBSERIES CORRESPONDIENTES A CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

* SE IDENTIFICARÁ EL EXPEDIENTE MEDIANTE UN RÓTULO, EL CUAL DEBERÁ CONTENER EL NOMBRE DE LA RESPECTIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA,IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA Y GRUPO, SERIES Y SUBSERIES, NÚMERO DE CARPETAS Y/O LIBROS, Y CAJA Y FECHAS EXTREMAS.

* LA UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS RESPONDERÁ A LA CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES, LOS TIPOS DOCUMENTALES SE ORDENARÁN DE TAL MANERA QUE SE PUEDA EVIDENCIAR EL DESARROLLO DE LOS TRÁMITES. EL DOCUMENTO CON LA FECHA MÁS ANTIGUA DE PRODUCCIÓN, SERÁ EL PRIMER DOCUMENTO QUE SE ENCONTRARÁAL ABRIR LA CARPETA Y LA FECHA MÁS RECIENTE SE ENCONTRARÁ AL FINAL DE LA MISMA.

* LOS TIPOS DOCUMENTALES QUE INTEGRAN LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE LAS SERIES Y SUBSERIES, ESTARÁN DEBIDAMENTE FOLIADOS CON EL FIN DE FACILITAR SU ORDENACIÓN, CONSULTA Y CONTROL.

* LAS CARPETAS Y DEMÁS UNIDADES DE CONSERVACIÓN SE DEBEN IDENTIFICAR, MARCAR Y ROTULAR DE TAL FORMA QUE PERMITA SU [continua]

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(2011, 09). Pasos Metodologicos Para Organización Documental. BuenasTareas.com. Recuperado 09, 2011, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Pasos-Metodologicos-Para-Organizaci%C3%B3n-Documental/2808928.html

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