Pasos para combinar correspondencia

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  • Publicado : 22 de noviembre de 2010
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Pasos para combinar correspondencia
Imagine que debe enviar a cada uno de sus empleados una carta o un mensaje de correo electrónico que contiene información personal salarial y sobre retención de impuestos.
Crear cada carta, mensaje de correo electrónico o sobre individualmente llevaría horas. Para simplificar dicha tarea, cuenta con la función para combinar correspondencia. Al usar lacombinación de correspondencia, todo lo que necesita hacer es crear un documento que contenga toda la información que es idéntica para todas las copias y agregar algunos marcadores de posición para la información que es única para cada copia. Word se encarga del resto.
En toda combinación de correspondencia, deberá tener en cuenta tres elementos distintos:
1. El documento principal contiene textoque es idéntico para cada copia y marcadores de posición con la información única del destinatario. El documento principal con el que inicia la combinación. El documento principal es su punto de partida. El documento principal puede ser una carta, un sobre, un correo electrónico o un cupón. Dicho documento contiene:
* Contenido que es idéntico para todas las copias, como el texto del cuerpoprincipal de una carta modelo. Sólo tiene que escribir el texto una vez, con independencia de la cantidad de veces que desee imprimir las cartas.
*  Marcadores de posición o Campos con la información de cada destinatario. Por ejemplo, en una carta modelo, el bloque de direcciones y el nombre de saludo serán únicos en cada copia.
2. Cuando realiza una combinación de correspondencia, debeagregar en un documento nuevo la información única de cada destinatario. En una combinación de correspondencia, la información del destinatario, que es única para cada copia de la combinación, reemplaza los marcadores de posición o Campos que se han agregado al documento principal. La información del destinatario, como el nombre de cada persona y la dirección que desea combinar con el documentoprincipal.
3. Los documentos terminados, que incluyen la información del documento principal más la información única de cada destinatario.
Comprender estos elementos le permitirá obtener los resultados esperados y deseados de la combinación de correspondencia. Más adelante en el curso, le brindaremos los detalles acerca de cómo realizar una combinación de correspondencia. Para ello procedemos dela siguiente forma:
1. Elaboramos y trascribimos en el PC un documento para un destinatario (ver Ilustración 1)
2. Configuramos el Documento
a. Damos Clic en el Icono Vista Preliminar
b. Clic en Configurar Pagina
i. Establecemos los márgenes
1. Izquierdo 4
2. Superior 4
3. Derecho 3
4. Inferior 3
ii.Establecemos el tamaño del Papel
5. Tamaño papel = Carta
c. Aceptar
3. Análisis del Documento escrito para un destinatario
d. Parcelamos la Información Variable, es decir, la información que va a variar en cada una de las cartas del destinatario (Ver Ilustración 2)
e. A cada información variable le damos un Nombre de Campo. Ejemplo, si aparece la palabra Señor,Señora, Señorita el nombre de campo seria Tratamiento o Titulo. Para Luis Carlos el campo Sera Nombre, para Perea, Apellido y asi hasta cubrir toda la información variable.
f. Se elabora luego la lista de Campos en nuestro ejemplo ver Ilustracion 3 la lista sería esta:
1. Titulo
2. Nombre
3. Apellido
4. Direccion
5. Ciudad
6. TipoCuenta
7. Numero Cuenta
8. Saldo
4. Use el Asistente para combinar correspondencia con el fin de realizar una combinación de correspondencia básica.
g. En el Menú principal, dar Clic en la Opción Correspondencia
h. Iniciar Combinación de Correspondencia
i. Dar clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
j....
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