Pautas para la implementación con éxito de un ERP

Pautas para la implementación con éxito de un ERP
27 feb
Imagina que el viernes has sido capaz de terminar la semana antes de que ésta haya terminado contigo, has apagado tu ordenador portátil y como todos los días te lo llevas para casa, aunque este domingo no lo vas a encender como tienes por costumbre, para recoger y contestar  algunos correos y preparar las actividades del lunes.
Vas aromper  esa rutina debido a la circular que has recibido desde el Departamento de Sistemas, en la que se te anuncia que el próximo lunes, tras más de un año de trabajo, se lanza el nuevo ERP, que sustituye al software “casero” con el que has convivido en los últimos años.
No te coge por sorpresa. Durante los últimos meses has participado en muchas reuniones, has planteado tus necesidades,discutido con los consultores, te has quejado de ciertos cambios y aplicaciones que no te gustan y has recibido unas cuantas horas de formación.
Eso sí, estás preocupado, porque ya has vivido una situación como ésta en tu anterior empresa y no sabes con certeza si lo que te espera a partir del lunes es un periodo complicado, en el que tendrás que trabajar más hasta que todas las piezas encajen y percibaslos beneficios de las nuevas aplicaciones o si por el contrario revivirás lo que fue una auténtica pesadilla laboral, que hasta se llevó por delante a algunos de tus antiguos compañeros.
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Se ha escrito mucho sobre sistemas ERP y yo no pretendo competir con todos los expertos que a buen seguro saben más que yo y menos en un texto breve, pero como profesional que ha vivido variasimplantaciones, me atrevo a ofrecer algunos consejos a quienes estén pensando en embarcarse en un proyecto de esta clase.
Análisis de la situación actual
Pese a que en teoría la mayor parte de las personas a quienes preguntes te reconocerán que un ERP es una herramienta para un fin y no un fin en sí mismo,  es sorprendente ver cómo muchas empresas se lanzan a por uno sin un examen riguroso de surealidad actual.
Dicen los sabios de Toyota que la mayoría de los procesos en los negocios son un 90% de desperdicio y un 10% de trabajo con valor añadido.  Si automatizas un desorden sólo obtendrás un desorden automatizado.
Antes de comenzar a buscar una solución ERP es imprescindible revisar y optimizar nuestro funcionamiento, eliminando las tareas sin valor y  los tiempos de espera entre procesos,decidir qué es lo que debemos mejorar y a continuación documentarlo adecuadamente.
Puede que algunos departamentos no precisen de grandes cambios pero seguro que otros pueden “reinventarse”, lograr grandes mejoras en un plazo corto y plantear otras para las que quizás sea necesario apoyo informático adicional.
En cualquier caso, antes de iniciar la búsqueda de un ERP es fundamental que cadadepartamento haya completado su “análisis de requerimientos”, las funcionalidades que deberá satisfacer la herramienta buscada.
Definición de objetivos
La adquisición de un ERP ha de responder a unas necesidades claras de la empresa. Puede suceder que nuestro departamento de sistemas no tenga capacidad suficiente para atender la demanda de desarrollos proveniente de los diferentes departamentos.También que la información de gestión diseñada  “en casa”  no sea consistente o que determinadas áreas de la empresa necesiten cambiar en profundidad su forma de trabajar y precisen de aplicaciones más sofisticadas.
La empresa ha de identificar con precisión los objetivos que persigue y fijar plazos para su consecución. Hasta donde sea posible, realizar un análisis para determinar el retornoesperado de una  inversión que tendrá cierta entidad.
Designación de responsable del proyecto
La implantación  de un ERP es un acontecimiento extraordinario en la vida de una empresa. Ésta puede contar con magníficos profesionales en cada una de sus áreas, pero en el momento de abordar el proyecto es posible (yo diría que probable si se trata de una pyme) que nadie en la organización haya vivido...